Santiago y las Grandes Alamedas, Parte 2.

Morning,

esta es la continuación del relato sobre el nacional de santiago que puedes encontrar acá, en esta edición espero completar la información sobre la previa al fin de semana en el nacional de chile.

1.- La regla de los 3 correos.
Uno de los mejores consejos que le escuché a Alejandro Raggio -hace un año atrás- fue que la comunicación dentro de un equipo si se hace de manera desordenada puede confundir a los jueces, en especial cuando los equipos son grandes, por lo que me propuse antes de escribir algún correo en ordenar toda la información relevante para los jueces y estructurarlo en no más de 3 mensajes antes de la largada del torneo, irónicamente hubo otro juez que escribió un correo para un proyecto particular por lo que rompió mi “Regla de los 3 correos” pero no me parece mal, finalmente los correos quedaron de la siguiente manera:

CORREO #1 Tareas, asignaciones y un poco de nosotros: Acá entregué la información general del torneo, estructura general de los equipos y sus tareas-responsabilidades generales, también les pedí a los jueces que completen esto para saber sus sugerencias de equipos, finalmente les ofrecí un espacio donde podrían decir al que quisiera “Hola” presentarse un poco y contar lo que quisieran al resto del equipo, habían algunos jueces no-locales por lo que ese espacio les serviría para empezar a romper el hielo, aunque finalmente sólo uno lo hizo.
CORREO #2 Equipos y tareas: Acá describí el detalle de quién quedaba en cada equipo considerando las sugerencias que me entregaron en el correo anterior y un detalle más específico sobre qué hará cada equipo en definitiva.
CORREO #3 ¡Ready, steady, Go!: En este correo les recordé donde podían encontrar el plan detallado para el fin de semana, unos pequeños consejos de cómo trabajar durante el día y un recordatorio de a que hora se esperaba que estén el día del evento.
CORREO #4 ¡Gracias a todos!: Este correo es un resumen interno sobre situaciones y evaluación luego del fin de semana del evento, también doy las gracias a los jueces que trabajaron en ese fin de semana e instándolos a que escriban reviews.

2.- Resolviendo el Puzle de Jueces.
Una vez publicada oficialmente la lista de Jueces para el evento empezamos a trabajar en la distribución óptima para el equipo se le pidió a los jueces que nos digan:

a) Qué equipo les gustaría participar
b) Si quisieran trabajar con algún juez en particular.
c) Si quisieran cumplir algún objetivo personal en particular.

Esto con la intención de armar el mejor equipo y al menos hacer que los jueces tengan una posición que haga que ellos se lleven algo luego del mismo, que trabajen ojala con alguien con quien querían trabajar o vean algo que querían ver. Alguna vez por ahí leí que la gente cuando trabaja a gusto trabaja mucho mejor, entonces, con toda esta información me decidí a resolver este puzzle de jueces, lógicamente no había una configuración que cumpliera al 100% todos los requerimientos pero al menos traté de cumplir de mejor manera los requerimientos de quienes se anotaron.

2.- Comunicación con líderes de equipos.
Mucho antes de la largada del primer correo ya tenía mas menos definido a los líderes de equipo ordenados en Tandems -pares, donde uno sería el Tl de sábado y el otro sería el Tl del domingo de ese mismo equipo-. Para aprovechar el tiempo apenas pude monté unos hilos de correo con cada Tandem de líderes de equipo, como Papel era el equipo con menos puntos de desición elegí dejar para el final ese hilo ya que sabía que montar 4 hilos al mismo tiempo sería complicadode mantener actualizada la comunicación, en esos hilos de conversación se definieron las tareas a realizar en el fin de semana, los qué y cómo para llevar a cabo cada tarea además de hacer una lista de materiales que fueran a necesitar para conseguir durante todo el fin de semana.

3.- Cuando menos es más y otros detalles técnicos que pueden hacer la diferencia.
Para cuando escribí el primero de los correos (CORREO #1) yo tenía en mi mente mas menos que era lo que quería que sucediera, aunque sin todo el detalle, también quería desde el minuto cero transmitir al equipo de jueces una idea de qué quería que sucediera por lo que escribí junto con ese correo una versión más rústica de la versión final acá creo que hubo un par de cosas que pudo ir mejor:

A) Si bien para entonces di énfasis en mi dialogo con los líderes de equipo que ese archivo tenía por objetivo ser una guía/referencia y no una minuta/paso a paso de lo que tenía que suceder, vi que al menos uno de los jueces me dijo que sentía que publicar mucho detalle en esta guía haría sentir a la gente que finalmente era un paso a paso que debían seguir como una coreografía, por lo que luego cuando seguimos refinando el plan edité de modo que se viera menos detalle-tiempo-intensivo.

b) Mi idea de referir el “plan” a un link de un archivo que podía actualizar y no en un Post del foro del judge apps era para que a medida que fuéramos refinando el plan de trabajo con los líderes de equipo poder hacer ese cambio reflejado en el mismo archivo y así no tener que re-postear o re-enviar correos de “actualización” que terminarían confundiendo más a los jueces (regla de los 3 correos) a la vez de presentar grosso modo una idea de qué esperarían ese fin de semana. Aunque los cambios fueron pequeños y en realidad a los Tls pertinentes ellos mismos sabían de los cambios porque los proponían en sus hilos de conversación creo que una buena práctica hubiera sido decir explícitamente cuando envié el primer correo que ese archivo a través del tiempo empezaría a cambiar a medida que conseguíamos más data del evento -cambió en definitiva 3 o 4 veces-.

c) Usualmente uso formato Pdf para subir esa información pero no recuerdo qué pasó que en definitiva usé formato a Exel para subir la tabla -lo cual fué un error-, recomiendo usar pdf ya que es más facil de poder visualizar desde celulares.

4.- Plan general de cada equipo.

Finalmente, luego de todas esas conversaciones, correos y demases la configuracíon de las tareas por equipo quedó del siguiente modo.

Papel: Papel sería encargado de llevar la papelería asociada a cada ronda (Hojas de resultados y hojas de emparejamientos-standings apenas salgan de la impresora) pero adicionalmente de preparar el salón para cuando el evento torne en modo “DRAFT” -Modo draft es cuando los jugadores dejan de hacer rondas de construido y nos preocupamos para que empiecen las rondas asociadas al draft-. Elegimos utilizar pairings online para reducir el tráfico a los pairing boards.

Logística: Por un lado logística lleva tareas como preparar producto, y materiales para llevar a cabo las tareas en las que necesitemos distribuir objetos (sobres, cartas promocionales de participación, tierras, nros de mesa, distribución del salón etc), sin embargo mucho de esta labor la absorbimos con el staff de “montaje” el día antes, por lo que la tarea de este equipo en producto se centró en ordenar “cómo distribuir” los objetos a los jugadores de manera rápida y ordenada, otra tarea que se le asignó a este equipo fué la de coordinar el procedimiento de fin de ronda.

El “plato fuerte” de Logística era ordenar el proceso del modo “DRAFT” (asumiendo que papel entregaba el salón ordenado y listo para draftear) esto incluía (a) dirigir el draft y luego (b) idear la mejor manera para que empiece la siguiente ronda jugando con los decks drafteados incluido tomando las medidas para asegurar que razonablemente los jugadores jueguen sólo con las cartas que les entregamos en ese momento y no cartas externas.

Deckchecks: Si bien el torneo tenía 12 rondas, 6 serían en el draft y 6 en el standard lo que implicaba que la administración de listas era crucial para poder realizar sagradamente el nro de deckchecks adecuado durante las rondas del evento. Es más, nos propusimos analizar standings y emparejamientos para lograr cubrir el top 8 en deckchecks regulares, esta técnica la fuimos practicando en otros eventos anteriormente.

También se agregó a las labores de este equipo en realizar los deckchecks de los dos torneos programados paralelos (uno un PPTQ standard y otro un Torneo Moderno cada evento con cerca de 40 o 60 jugadores aproximadamente)

Breaks y Piso: Break y Piso sería el equipo que absorbería mucho de las pequeñas labores que el resto del equipo dejaron atrás para poder facilitar la vida de todos, sería el realizador de todas las labores individuales de los otros equipos para que hagan sentido como un todo dentro del evento.

Papas, zanahorias, pollo y legumbres en una olla con agua hirviendo en sí no son una cazuela si no hasta que cada uno de los ingredientes tiene sentido para realizar el producto final.

Breaks y piso asignaría el plan para las pausas de descanso a nuestro staff a la vez que se aseguraría de que las labores no dejen de realizarse, asignaría los descansos de ser necesarios a los equipos y también se preocuparía de cubrir el Top 8.

Como lo dije antes Breaks y piso tuvo un tratamiento especial: a diferencia de los otros equipos en su hilo de conversación se comentaban todos los otros cambios o modificaciones importantes que tomaban los otros equipos, esto a fin de entender los cambios y la evolución del trabajo de los otros equipos pero también para entender los motivos detrás de estos cambios, este finalmente es el factor que creo que hace que los ingredientes de la cazuela hacen que realmente hagan sentido para al unirse llegar al plato final.

5.- Setup del piso y layout del fin de semana.

Un par de meses antes del evento le pedí al Organizador de torneo poder “ver” el lugar y tener una copia del plano a fin de poder programar por adelanto todo lo que se pueda proyectar sobre la distribución de los espacios y el layout. Este día aprovechamos con el señor organizador para poder discutir que pensábamos del evento, cómo poder utilizar los espacios y asegurarnos que estamos llegando bien al objetivo de Nro de jugadores que nos proyectamos.

Un “desafio” que enfrentamos fue que no logramos conseguir un plano exacto sobre el espacio, sin este sólo podríamos “al ojo” estimar dónde utilizar los espacios y qué número de mesas distribuir en el lugar, debido a esto hicimos un aproximado del espacio del salón contando como base la medida de una baldosa del piso y midiendo en esta unidad el espacio total de todo el salón -incluida la ubicación de los pilares, puertas, ventanales, portones y accesos-, considero que en definitiva el modelo fue bastante cercano a la realidad cuando lo contrastamos llegando al lugar, finalmente la distribución final que se utilizó fue la siguiente:

 

 

En el dibujo, los pilares son esas “fichas de lego” que se ven a través de la parte superior del dibujo, en la esquina inferior derecha se encuentra la estación de eventos paralelos -la “caja” para esa sección también estaba allí mismo-, los números entre los bloques de mesas son la distancia en centímetros de separación. Deckchecks tenía una mesa larga en particular porque pensamos que necesitaría mucho espacio para ordenar las listas y poder rapidamente manipularlas, en esa misma mesa estaría la cortadora de slips.

Basta de preámbulos, vamos al evento.
Suficiente Prep hasta ahora, a partir de ahora contaré los hechos sucedidos a partir de la semana anterior al evento, pero para no alargarme en esta edición lo dejaré hasta acá por ahora.

!Hasta la próxima!