Aclaración: Pensaba que había subido este post sin embargo olvidé apretar el botón “publish” =( quizás estaba pasando un momento muy desconcentrado de todo y simplemente di por alto esta parte, lo siento.

Morning,

este relato recopila las historias del pasado nacional que tomó lugar en Octubre de 2017, la primera parte la puedes encontrar acá.

Anteriormente la historia quedó cuando una vez terminado un no tan elegante día uno empezamos a recopilar la información para planear el día siguiente, si bien este relato habla de lo sucedido el día domingo debo confesar que esto realmente empezó una vez finalizada la última ronda del sábado.

“Señor sulu, Reporte de daños”
Una vez terminada la ultima ronda, la prioridad paso de “preocuparnos por lo que ahora está hoy sucediendo en el torneo” a “preocuparnos de cómo será el torneo mañana”, dicho esto me puse a pasear por el salón buscando qué es lo que había visto y pensando en situaciones del evento que tenia en mis apuntes para organizar un plan. Una vez ordenadas las ideas recolectamos la información de los jueces disponibles en ese momento sobre como vamos y que cosas serían importantes para el plan del próximo día.

Incentivando a los que los jugadores se retiren durante el torneo y la zanahoria. (?)
Quizas esto debí comentarlo antes, pero creo que es pertinente ahora: Una de las cosas más importantes que pensamos algunos meses atrás fue que era necesario tener certeza sobre el Nro de jugadores presentes a la hora del lanzar cada etapa de draft, esto porque: (a) Nro de jugadores definiría (según una tabla, según las instrucciones de WOTC) la combinacion de pods para ese momento -por ejemplo para 339 jugadores, 40 pods de 8 jugadores, 1 de 7 y 2 de 6- y (b) en particular es una pobre experiencia de juego para los asistentes tener pods con menos de 8 jugadores, por ejemplo si tienes 4 o 5 jugadores/as en tu mesa en vez de 8 es bastante poco afortunado, entonces decidimos que usaríamos los sobres del draft como incentivo para los jugadores que quieran retirarse antes nos avisen.

Expectativas v/s Realidad.
El plan original era montar una estación (mesón) que permita que los jugadores retirarse del evento de la siguiente manera:

1.-  A medida que ya no querían seguir jugando del evento principal la persona se dirige a este punto.
2.- Entreguen su nombre (acreditando quienes son).
3.- Sean buscados en la lista de participantes del evento, marcándolos y…
4.- Entregarles sobres por la cantidad de de sobres que ellos habrían recibido de haber seguido jugando en el torneo, si se retiraban antes del primer draft se le entregarían 6 sobres o si se retiraban antes del segundo draft 3.

Este procedimiento usualmente se hace en GPs (aunque sin la etapa de acreditar quienes son) la idea es como dijimos arriba, tener idealmente mayor certeza sobre el Nro de jugadores que quedan en el evento principal, aunque suene poco intuitivo incentivar a los jugadores a que se puedan des-inscribir rápidamente es bueno porque le da a los jugadores la sensación que no tienen que quedarse a draftear para abrir sus últimos sobres y pueden efectivamente usar su tiempo libre para jugar tal vez otro torneo o disfrutar del resto de la tarde por su cuenta.

El problema que tuvimos ese sábado dado el des-ajuste con la largada del torneo, demora para los jugadores en los pods de drafts y reajuste de jueces en algunas tareas como por ejemplo procesar las listas-sobres hizo que no pudiéramos tener ese día la estación de “dropeo”. Lo mejor que pudimos hacer en ese momento fue avisar por parlantes que se podían retirar la entrega de los sobres sería cualquier día de la semana o al día siguiente en el lugar del evento pero sólo si se anotaban para dropear.

Finalmente con esa información los jugadores estaban algo incentivados a retirarse del torneo avisandonos en adelanto, pero no tendrían los sobres en ese momento por lo que había una duda razonable de que posiblemente al inicio del dia 2 faltarían más de alguno.

Reunión del Sábado y preparación para el domingo.
Una vez cerrado el salón ordenamos la información del sábado y me reuní con los jueces disponibles para poder conversar de qué haríamos el día siguiente, de la experiencia de argentina (según lo hablado en la prep con Alejandro raggio) ya sabíamos que era muy muy importante incentivar a los jugadores a que cuando se retiraran lo digan en adelanto en especial al inicio de cada draft, sin embargo ahora tenía un con los siguientes antecedentes:

-Los jugadores/as estaban advertidos que debían avisar que debían avisar que se retiraban del torneo para retirar sus sobre, PERO lo sobres estarían disponibles el día siguiente o en la semana en la tienda.

-Los jugadores ya habían tenido una experiencia negativa sobre el evento en el primer draft por lo que de plano algunos podrían no venir la mañana siguiente.

-Al dia siguiente y terminando el draft habría un evento std programado, era posible que algunos que no hayan querido jugar más vengan a sentarse a la mesa, retirar los sobres, dropear y luego anotarse al evento std programado.

-Posiblemente una pequeña mala experiencia o demora en el evento al dia siguiente podría causar graves problemas en la experiencia de los jugadores ya que podrían sentir cierta predisposición a que las cosas sucedan mal. (mas allá de que sea con o sin razón)

Ante esto teníamos dos posibilidades.

Plan A:
1.- Hacer un seat-all (publicar una lista de jugadores activos y a cada uno asignarle un asiento, luego pasar lista en los asientos con los jugadores sentados a ver quien falta y descartarlo del torneo)
2.- Tomar la lista de jugadores no-presentes, asignarlos los jugadores presentes hasta ese momento a los pods.
3.-  Volver a publicar la lista esta vez con los jugadores presentes en el Seat-all y que vayan a sentarse a sus pods.
4.- Empezar a draftear.

Plan B:
1.- Publicar una lista con los jugadores activos en los pods.
2.- Revisar los jugadores ausentes  y desplazar a todos los jugadores de modo de tener pods de 8 completos.
3.- Tomar nota de los jugadores, donde han sido movidos y pasar las notas al Scorekeeper. (o entregarles a los jugadores un papel en cada pod y que los jugadores anoten dónde están sentados)
4.- Empezar a draftear.

Plan A suena mejor cuando tenemos muchísimos jugadores ausentes, aunque en general es más seguro y ordenado. por otro lado Plan B es mucho más intuitivo y rápido (por ejemplo si pedimos a todos los jugadores desplazarse “aguas arriba hasta encontrar un asiento desocupado”), en especial super bueno si es que pensamos que faltaran pocos jugadores, también Plan B era mucho mejor si queríamos que los jugadores se muevan lo menos posible.

Básicamente la apuesta era a prospectar si es que pensábamos que faltarían muchos o pocos jugadores, por un lado el llamado era a las 9 am y si no habías dropeado el incentivo era venir por 3 sobres, luego de lo cual podrías dropear e inscribirte en alguno de los pptqs paralelo del mismo formato que el nacional que empezaba luego del draft cerca de las 10-10:30 o inscribirse a alguno de los drafts que entregaba la promo del nacional por participar. Con todo eso en mente pensé que sería mejor el Plan B.

El plan que les transmití a los jueces fue el siguiente:

Usaríamos la misma técnica de los materiales usada el día anterior, sin embargo los sobres estarían pre-marcados para el inicio del día 1. (esto fue hecho espontanea pero desordenadamente el día 1 dado que no lo asigné directamente a algún equipo, para el domingo vendría pre hecho, sólo bastaba usar una impresora y pasar lo sobres por dicha impresora)

Al interior de cada sobre habría un papelito que diría la información de cada jugador a directamente donde sentarse luego de completado el Draft para la etapa de construcción y registro. (el plan para el día uno moviendo a los jugadores con instrucciones del micrófono no resultó tan bien por lo que esta parte cambió)

 

 

Las listas serían pre-marcadas, y así evitar cualquier ambigüedad sobre la identificación de la lista, por otro lado esto ayudaría a no usar los sobres para retornar las listas. (Debido a la poca claridad sobre esta tarea no se definió correctamente el sábado pero para el domingo fué pre-hecho, de nuevo con una impresora y pasar los papeles encima)

Al igual que el sábado las listas estaban en dos colores (distintos a los del día 1) para (a) evitar que los jugadores traigan desde su casa un pack y una lista pre-armados desde la casa pero más importante (b) ayudar a pre-organizar las listas en rangos de pods (pods 1-5 en rosado, pods 6-10 en verdes, 11-15 rosado una vez más etc…)

Dia domingo.

Reunion y charla Inicial.

Empezando el dia domingo busqué hacer lo primero que había notado que hice mal el sábado: Pedirle a todos que dejen de hacer lo que sea que estén haciendo por un momento y juntarnos a charlar. En esta charla incluimos al TO quien también dio su impresión del Dia anterior, algunas cosas que hablamos fue:

–Mostrar el producto pre-preparado para el día anterior, sobres, listas y notas de “Construyes en… ”
–Comentar los otros eventos programados para ese día (a diferencia del sábado hoy si había paralelos)
–Repasar el plan del dia para el draft, es decir, qué hará cada jugador e instrucciones del proceso.

Una cosa que me pareció importante agregar fue que debido a la experiencia del día anterior algunos jugadores podrían tener una mala predisposición al evento, por lo que pedi a los jugadores sean muuuy cuidadosos y traten extra amable  posible.

Luego de esa reunión hubo una pequeña charla con los líderes de equipo para repasar que haría durante el inicio de la jornada cada equipo:

-Deckchecks: Habilitar el área de deckchecks y revisar las listas. (que esté todo ok o si faltara algo)
-Papel: Preparar área para cortar y ordenar el salón para el draft. (acomodar mesas y sillas)
-Logistica: Preparar sobres y distribuirlos en el salón.
-Breaks+piso: Habilitar el área de Feture Match + Amplificación, revisar el salón y ayudar a logística.

Durante esa charla comentamos que una vez los jugadores se hayan sentado y en base al número de jugadores faltantes procederíamos sea de mover a los jugadores o directamente mover el plan a que drafteen como están, acordamos que como los líderes de equipo estaban más “familiarizados con todo” serían ellos quienes moverían a los jugadores. En este punto me vi tentado a micromanejar a los líderes de equipo para decirles la manera en que los jugadores debían moverse pero considerando que ya había hecho mucho stress en el procedimiento del draft y

 

almacenamiento de las listas me pareció un exceso agregar información extra. En retrospectiva considero que esto fué un error: simplemente debí instruir algo como “si tienen hay espacios vacios muevan a los jugadores aguas arriba para tapar ese espacio”.

 

 

Moviendo a los jugadores.
Una vez publicados los asientos notamos que habían muchos espacios vacíos por lo que había que mover a los jugadores (por los motivos que antes se explicaron), al notar esto doy el anuncio que vamos a hacer un “re-acomodo de los jugadores” dado que hay muchos pods vacíos, al hacer esto el TO también aprovecha de dar la bienvenida y anunciar que teníamos planeado un sistema diferente al de ayer para el draft para mejorar las cosas, esto me dio margen para acercarme a los lideres de equipo para que empiecen a mover a los jugadores, quizás pasó mucho más de lo que hubiese esperado pero luego de algunas demoras los líderes de equipo concluyeron una manera de mover a los jugadores y registrar los cambios, en retrospectiva pienso que si hubiera especificado una manera de moverlos directamente habría evitado esta demora.

Demora
El proceso de mover a los jugadores tomó más tiempo del esperado, tanto por la “indesición de moverlos al inicio” así como por la manera en que se movieron (se eligió mover “uno a uno” a los jugadores de un asiento a otro) en sí este sistema es bueno si hay pocos jugadores que mover, pero si son muchos puede resultar caotico y confuso, además de demoroso. recordemos que los asientos estaban publicados por lo que la demora hizo que al tiempo empezaran a llegar jugadores tardíos, los que hicieron más tedioso el proceso, una solución a esto podría haber sido cerrar las puertas del salón y asumir que todo quien no llegó a sentarse en ese momento estaría tardio, pero dado que no lo hicimos y ya empezaron a colarse jugadores en los asientos al momento de que empezabamos a moverlos uno a uno lo mejor era aceptar la derrota en ese aspecto y terminar de movilizar los jugadores para empezar a draftear.

Durante el proceso el TO me pidió que de ser posible re-inscribiéramos a algunos jugadores que se habrían retirado el día anterior pero durante la noche habían cambiado de parecer, lo bueno de que el mover jugadores tomara algo de tiempo era que nos permitió colocar a esos jugadores en un pod y luego asignarles un asiento para el pod, finalmente me pareció que fue un buen servicio permitirles esto a los jugadores.

Error de registro durante las rondas suizas del draft.
Para la primera ronda de la porción de draft algunos jugadores estaban asignados a jugar contra un jugador que no pertenecía a su pod: posiblemente esto fue por un error al leer o anotar el registro que los jueces hacían de los movimientos. De todos modos la solución fue inspeccionar el pod y asegurarnos que jueguen los 8 jugadores de la mesa juntos, buscar al 8vo jugador y emparejarlo con el que estaba ahí, luego de eso tomar nota del emparejamiento y volver a reconfigurar el pod con los 8 jugadores correspondientes en el la computadora.

Empezaron los eventos paralelos.
Habian preparados dos eventos paralelos, uno al empezar las rondas suizas luego del draft y otro durante la tarde, cada evento tenía 2 jueces asignados para cubrirlo, para ello media hora antes de largar esos torneos me aseguré de liberar a los jueces de las responsabilidades del evento principal y avisarles que se preocupen de su evento que está por venir, esto es:

-Asegurarse de tener el espacio en mesas y sillas para los jugadores inscritos.
-Distribuir los nros de mesa en el espacio a utilizar.
-Levantar un área para publicar standings y emparejamientos cerca de las mesas del evento.
-Asegurar que la impresora y laptop funcione correctamente.

Hubo una dificultad en estas transiciones ya que algo que no estaba en el plan original era que faltaran personas entre el “staff y jueces” sumado a que habían problemas habilitando una de las computadoras de respaldo donde se correrían los eventos paralelos. Debido a esto decidí preocuparme de que esos eventos corran y dejar de lado un poco de mi labor como HJ descansando por algunas cosas en mi trusty AJ (Agustin Costarelli <3) creo que esto fué una concesión a que el evento principal luego del draft debería no ser tan complicado y que ahora la mayor dificultad del evento recaía sobre el evento paralelo, sin embargo hasta cierto punto no supe prospectar que vendrían más dificultades en el evento principal que debían ser resueltas rápidamente.

Finalmente cuando la computadora estaba habilitada le pedí a los 4 jueces que ellos se hicieran cargo de correr ambos eventos, hacer el scorekeeping y ayudar al staff en el registro de algunos drafts on-demand que empezaron a correr, quizas debí descargar un poco antes esta responsabilidad en ellos simplemente aunque habria repercutido también en alguna demora en estos eventos.

Falla de los turnos de descanso.
Durante las rondas suizas hubo fallas y demoras en las transiciones liberando a los jueces, una situacion derivada de este problema fué que los turnos de descansos se retrasaron (aunque también demoraban en parte porque había problemas  en  hacer que llegaran los almuerzos -pero esto era una situacion que por ejemplo, pidiendo otros subministros o comprando sandwishes de los puestitos de comida de la venue habríamos solucionado, por lo que atribuyo el principal motivo a lo primero mencionado arribita-)

Algunas consecuencias fueron alto nivel de agotamiento físico y mental, sumado a un poco de desorden al retomar los descansos, si bien estas condiciones no demoraron en sí el evento creo que si perjudicaron la experiencia de los jueces.

Fué un momento complicado para el equipo de Breaks y Piso pero finalmente lograron ordenar satisfactoriamente los turnos de descanso con lo que la paz regresó para las últimas horas del turno del domingo, muchas, muchísimas gracias al equipo de Marco Gaete, Agustín Costarelli y Manuel Grandon. =)

Conclusiones:

-Dia sábado no resultó muy bien dado los problemas en con el procedimiento de draft, hubo más situaciones que quizás afectaron nuestra performance pero notablemente lo que afectó a la experiencia de los jugadores fueron nuestros errores en esta etapa dentro del los pods.

-El setup para el producto con sobres y listas marcadas y de colores fue una buena idea pero era algo que incluso podríamos haber preparado algunos días atrás, considero que fue exitoso el uso que se le dio al producto como se hizo el domingo.

-La división de tareas falló al dejar algunas asignaciones “sin especificar quien las hacía” sin embargo creo que la cantidad de tareas así como los “roles” dentro del evento para cada equipo fueron bien asignados, no creo que algún equipo haya tenido “muchas tareas” a excepción del equipo de breaks el domingo por la falta de gente que sufrimos el domingo.

-El Día viernes me dormí a las 11 de la noche y el domingo a las 1:30 am, teniendo que partir los otros días a las 8 AM, considero que mis horas de sueño fueron muuuy pocas, la noche del sábado diría regular, pero la noche del domingo peligrosamente poco. Si bien creo que fue un error y de todos modos una jugada mala y no recomendada finalmente era parte de aceptar la pérdida que tuvimos con el día sábado para cambiar las cosas y que el domingo resultara mucho mejor, aunque finalmente esto fue mi culpa y debo aceptarla como tal, no debí hacerlo o debí buscar otra manera de resolver la situación del sábado sin tener que dormir pocas horas.

-El trabajo de scorekeeping fue realizado de buena manera y no presentó errores mayores en la introducción de resultados causando repairings o errores de manejo imprudente del programa, sin embargo este tipo de eventos requiere además hacer rapidamente “armar los pods y publicarlos” y “re-emparejar el pairing dentro de los pods” entre otras tareas las cuales se hacen con ayuda de otros programas/herramientas que debe ser estudiadas en detenimiento con antelación. Estas limitaciones del programa hacen que estas tareas resulten mal o el programa tienda a caerse a mitad de alguna operación delicada (como el armado de los pods). Esto fue lo que nos jugó en contra durante el sábado al causar una demora de 20-25 minutos, no esperábamos que el programa se caería a la mitad del emparejamiento de pods.

Simplemente quisiera dar las gracias a todos quienes me acompañaron durante este proceso de meses, desde quien me explicaron aspectos técnicos de la logística de producto hasta quien simplemente me mostró comprensión escuchándome cuando le contaba de cómo estaban pasando las cosas.