Hola,

La espera se acabó, y llegamos al fin de semana de un evento que llevaba pensando por un buen tiempo porque:

– El Formato del evento era Team trios constructed standard.
– Cada clasificado al evento podría eventualmente traer a 2 amigos no clasificados adicionales al torneo.
– El Nro de rondas viene dado por el Nro de equipos, no por el Nro de jugadores.

es Extraño tanto para jueces como jugadores esta combinación de muchos jugadores y nivel de complejidad para coordinar. Afortunadamente el TO entregó toda la información necesaria en adelanto y facilitó la comunicación para coordinar todo, sobretodo pensando que mucho del Prep ser haría a distancia via correo.

1.-  PREP.
1.1.- EL SALON.
Como no podría conocer el salón sino hasta el día anterior del evento hablé con el TO para tener la mayor cantidad de información posible del salón, mesas y sillas para proponer una distribución tentativa de como entraríamos en el espacio y saber cual era el Nro de jugadores que podríamos soportar sin tener problemas por espacio ni hacer arreglos extraños ese mismo dia. Originalmente planteamos el salón con capacidad a 48 equipos, le pedimos a la gente del salón que nos deje el salón con la distribución que les enviamos y con el TO coordinamos sobre que hacer si llegábamos hasta nuestro Nro. máximo de capacidad (53 equipos, mismo número que posibles invitados en la región) afortunadamente el día del evento solo movimos algunas mesas para llegar a los 51 equipos, la distribución final fue la que aparece en la foto, acá debo admitir que mi proposición inicial fue sub-optima pero luego de discutirlo con el Organizador logramos una mucho mejor distribución.

1.2.- BLOOKLET
“Siempre es bueno cubrir las bases” fue una de las enseñanzas que me dejó Esteban Vasquez en este evento, algunos días antes del evento me comentó que estaba buscando algo para aportar, luego de algunas iteraciones logró condensar en este genial Blooklet lleno de información valiosa para nosotros como equipo, en lo personal me gustó mucho poder tener a mano las habilidades disparadas relevantes en el formato que hacen dar warnings, asi como también información de quien hacia que labor o recordarles como tenia programado el torneo, que grande Esteban =).

 

1.3.- ¡Pulseras para todos!

El formato de este evento hacia que cuando dos equipos eran emparejados para una ronda debían jugar específicamente cada jugador A del equipo, cada jugador B y C respectivamente entre si en 3 matchs individuales jugados desde el inicio de la ronda, esto hace que el equipo ganador de la serie sea el primero que gane 2 matchs de los 3, existía la posibilidad que alguien se siente en el lugar incorrecto para jugar con la persona incorrecta. Le propuse al TO la idea de usar brazaletes para que los jugadores se ayuden a ordenarse en el equipo, todos los jugadores A tendrían un color dado, los B otro y los C otro. En definitiva fue una ayuda extra para los jugadores y un servicio para los que tenían dudas y sospechaban que el equipo de al frente podría estar cambiando el emparejamiento para un matchup mas favorable, consultando con los jugadores creo que fue evaluado como algo positivo.

ps. Igual pensándolo bien el TO siempre podía pedir que los que no tengan la pulsera o la tengan adulterada no entren al salón por temas de seguridad del local, afortunadamente nunca fue necesario.

 

1.4.- Plan de trabajo y equipos.
Para el torneo tendríamos 150 jugadores app, por lo que pedimos 7 jueces, en retrospectiva creo que hubiese sido mejor pedir un 8vo, aunque había dos personas más del staff de la tienda que nos ayudaron todo el dia cortando slips y entregandolos en las mesas por lo que creo que no fue una elección “mala”, pensé en un equipo de “Deckchecks” “grande” y un “todo lo demás” que pudiera asegurar al menos 3 jueces en el floor, al inicio de la jornada le dedicamos un juez más a deckchecks para que pudiera administrar las listas y luego ese juez lo sumamos a piso quedándonos con 4 y 6 jueces disponibles para administrar los fines de ronda, como siempre, al inicio de la jornada se le entregó a los jueces esta hoja para que puedan tener una idea de como nos distribuiriamos.

1.5.- Desayuno de campeones y SETUP durante esa mañana.
La mañana del día del evento el TO nos invito a todos los del evento a un super agradable buffet en el mismo hotel del evento donde pudieron los chicos comer como si no hubiese un mañana, comento esto porque quiero rescatar que fue una muy buenísima idea -más allá de la comida :)- porque nos dio una instancia extra de sentarnos a comer, conversar, bromear y socializar sin la presión del evento, teambuilding. <3

Luego, nos dirigimos al salón del evento, por un lado el organizador más las personas de su staff más un juez de nosotros asistió a las inscripciones, el resto de nosotros nos preocupamos de poner los números de mesa y terminar de acomodar el salón para el número final producto de las inscripciones. Acá creo que no actuamos muy ordenadamente porque por un momento pensamos que eran más equipos así que movimos el salón de un modo para cubrir un número mayor de equipos, pero después nos dimos cuenta que nuestro número era 51 así que des-armamos el arreglo de las mesas extra para hacerlo más adecuado al espacio.

Teníamos planeado poner un reloj con un proyector propio sin embargo por un error técnico no pudimos instalarlo, luego hicimos la gestión para usar el del salón pero como no estaba preparado para eso no pudieron habilitarlo para el día así que no usamos, en su lugar  usamos la clásica solución de anotar la hora del final de la ronda dada, Gracias a Andrés Moro por tan diligentemente hacerte cargo de estas tareas, pude descansar buena parte de ese setup en la mañana gracias a él.  -Todo esto sucedía mientras las inscripciones cerraban, de todos modos el salón final quedo como en la foto de más arriba)-

1.6.- Plan de registro, talonario.
Nuestro plan para la inscripción era el siguiente:

A) Cada equipo completaba un talonario de registro con la información de los tres, el término “invitado” causó confusión a algunos porque no sabían si era “invitado al RPTQ” o “invitado por el clasificado al RPTQ” creo que debimos usar el término “clasificado al RPTQ” o algo parecido, de todos modos lo aclaramos ese día al momento de entregar los talonarios.
B) Se acercaba a un computador que tenia la lista de los invitados al evento a verificar que el clasificado efectivamente era el que decía ser y se tachaba de la lista de invitados guardando el talonario, luego pasaban a otra estación donde pagaban la inscripción y se les entregaban los brazaletes del equipo.
C) Finalmente, con brazalete entregado y pagada la inscripción se inscribían a los jugadores con la información del equipo a la maquina.

Realizar estos pasos fue bastante engorroso y tomó más de 1 hora inscribir a los asistentes, de todos modos sabíamos que así sería dado que era demoroso armar los equipos uno a uno por lo que en el cronograma, entonces le asignamos una duración de una hora -de 9:30 a 10:30-. Una cosa que no me gustó tanto acá fue que en algunos casos no se pasaba al siguiente equipo sino hasta que terminaba de registrarlo, entonces la fila avanzaba algo lenta y hacia a los jugadores esperar cerca de 30-20 minutos esperando en la fila, creo que en retrospectiva pudimos separar más tareas que involucraban a la inscripción y solamente necesitar a los jugadores en el mesón para los pasos de verificar que son ellos y luego pagar -entregando la papeleta-, aunque de todos modos inscribir 50 equipos -con 3 dcis cada uno- en digamos al ojo, 90 minutos, significa que cada equipo fue ingresado a la maquina cada algo menos  de 2 minutos por lo que tampoco lo veo tan mal, sólo que hubiese tratado de modificar el registro de modo de hacer a los jugadores estar el menor tiempo posible en la fila de pie y por ultimo hacerlos esperar sentados mientras en la máquina se terminan de ingresar los últimos equipos.

Ps. Muchas gracias a José correa por colaborar en la papeleta final, a mi en lo personal me hubiese quedado horrible.

1.7.- Seat all v/sRonda 1.
Extrañamente no pude encontrar otro reporte donde hablaba de esta decisión en otros torneos, tenía que elegir entre largar el evento directamente con la ronda 1 o hacer un seat all. Hacer seat all implica que vamos a publicar asientos para todos los jugadores registrados, dar la presentación + charla inicial del torneo, asegurarnos que no hay ningún error de registro -por ejemplo, un equipo inscrito pero no registrado en el pc, jugadores ingresados en orden incorrecto en el programa, etc…- la desventaja es que perdemos bastantes minutos debido al trabajo que implica levantar a los jugadores para sentar y volver re-sentarse una vez más para la Ronda 1 -Que es donde empieza para los jugadores el torneo-.

El plan inicial al inicio del día era hacer el seat all, día durante el registro dado que se nos estaba alargando como 20-30 minutos más de lo programado me hizo pensar pensaba que lo mejor era partir directamente en la Ronda 1 para no seguir alargando el torneo, pero en definitiva dado que había 150 jugadores y necesitábamos distribuir foils, recolectar listas y entregar las Deckbox por participación  me pareció que lo mejor era lejos simplemente hacer el camino seguro y apegarme al plan inicial, creo que fue una elección correcta en retrospectiva pero también fue bueno analizar la posibilidad de hacer las cosas diferente.

Ok, creo que lo dejaré hasta acá para no alargarme más y hacer este reporte engorroso de digerir, espero en una próxima edición comentar llamadas dentro del torneo y también situaciones que enfrentamos ya que en este sólo comenté cosas  de organización.

¡Gracias!