Morning,

confieso que extraño repasar los detalles y pensar los  por menores o perspectivas de lo sucedido, por lo que admito que en cierto modo me ayuda mucho revistar esta etapa una vez más. Esta es la tercera parte de un relato sobre el último Nacional en santiago de Chile, este relato empieza por acá.

Jueves – Llegada a santiago por la noche.

Luego de un ajetreado Viaje llegué a Santiago el Jueves por la tarde, considero esta la fecha límite de tiempo razonable si es que quería también tener posibilidad de ver el montaje del salón que sería el día viernes, algunos de los jueces del evento quedamos en un departamento a 1 estación de metro del lugar del evento. =)

Viernes – Trals\Last Chance,  montaje del salón y preparar algo del  producto.
A) En la tienda: Eventos de eliminación simple. 
Dos tipos de eventos se corrieron este día: Last chance qualifiers y Trials, los cuales tenían en común la estructura de eliminación simple construido (estandard) de 32 personas, estos torneos debían tener 32 personas para lanzar o menos si son el último que se hace en el día.

Durante el día costó algunas horas en juntar las 32 personas para los torneos por lo que los jugadores se anotaban y algunos se des-inscribían del torneo por la espera, esto causó entre otras cosas que hubiera errores de inscripción ya que el ir y venir de jugadores durante el día causó una coordinación entre los jugadores que se “registraban en el mesón” y los que finalmente se ingresaban al torneo en el programa del computador. Usualmente hay dos tipos de errores de inscripción (hablo de esto en un reporte anterior) una buena práctica para asegurarnos que tenemos a los jugadores es imprimiendo una lista de jugadores enrolados al evento cuando estamos por cerrar las inscripciónes o haciendo un seat-all al inicio de la primera ronda, dado la demora inicial y alto riesgo por la demora de completar los torneos o que accidentalmente alguien se hubiese retirado del evento sin hubiese recomendado el seat all, aunque usualmente wer hace sus arreglos extraños cuando  el número de jugadores no es exactamente 4, 8 o 16, por lo que probablemente de haber anotado al jugador habría causado que ese jugador hubiese entrado directamente en la siguiente ronda ganando su primera ronda.

B) En el lugar del evento: Montando el salón.

El To (Daniel ortiz) tenía planeado todo para que nos dieran el salón durante el viernes, algo que pensó muy bien fue dado que el repartidor tendría que hacer dos viajes (uno para llevar las mesas y otro para las sillas) pidió primero las mesas y luego las sillas, quizás parece pequeño pero fue algo muy importante para el trabajo del día ya que si bien indistintamente montar las mesas o las sillas tomaría aproximadamente 2 o 3 horas  es muchísimo más fácil montar las mesas primero y luego las sillas para acomodar el espacio y asegurarnos que la distribución general de mesas. Si bien no fue *exactamente* como lo pensamos en el plano anteriormente, la idea de tener un plan cocinando de semanas antes del evento nos hizo que el TO no necesitaba estar durante la tarde montando el salón y podía encargarse de otras cosas mientras que yo encargarme del producto y los materiales que estábamos cargando en el salón de jueces.

Desafortunadamente para cuando llegaron las mesas y volvieran en el segundo viaje las personas del flete de las sillas entonces ya habían pasado 3 o 4 horas debido a la Rush hour ¿Que hacer en ese intertanto? con esteban nos dedicamos a preparar el producto separado en cajas por mesa (24 sobres por mesa en cada caja de sobres) y marcar los sobres de modo que tengan el Nro de pod y asiento para cada pod para facilitar la distribución.

Un par de detalles que se me pasasron acá fué pedir más que sobres fueran *Bolsas* como las bolsas de mareo de los aviones así poder más fácilmente, los sobres pueden ser muy angostos y si no cerrábamos el sobre con “cuidado” podría en una de esas pasar a llevar una carta. De todos modos explicaré más el uso de estos sobres  cuando expliquemos el sábado, aunque mucho de lo que se hizo acá fue en base a mi experiencia en el evento de Bolivia.

Sábado – Se nos viene la noche.

A) ¡SHOW TIME! Inicio de la jornada, micrófono, audio y cuando a veces es mejor dar dos pasos atrás para empezar.

Al llegar ese mismo día en el torneo lo primero que me puse a evaluar era si alcanzábamos a tiempo para tener todo el setup a la hora del inicio del torneo según lo programado por el organizador a los jugadores. Cada equipo tenía pre-asignadas tareas que realizar hasta antes de empezar la primera ronda y pensaba que no lo lograríamos en tiempo, por esta premura cometí un error: Di por sentado que todos estaríamos en “razonable” sintonía dado el plan que por tanto tiempo ya había transmitido a los lideres de equipo (y que en menor medida los jueces de piso también deberían tener una noción).

En vez de una reunión general hablé uno a uno con los Tls para asegurarme que estén conectados con las labores que tenían y simplemente les di el “Go” a que se ocupen cada uno de las labores pre-asignadas y monitorearlas, mi sospecha que no llegaríamos en tiempo radicaba en que algunos jueces no llegaron a la hora señalada al inicio de la jornada -hacer la reunión de todos en ese momento no tenia mucha fuerza decidí hacerlo más tarde, pensé- pero para cuando era “el momento” donde estaban todos juntos y “algo disponibles” para sentarnos a conversar ya quedaba poco tiempo. Mi pecado fué: falta de visión para valorar la importancia de sentarnos a hablar del plan, quizás debí gastar 5 minutos en demorar el evento aceptando la derrota de nuestra demora y sentar a todos los jueces darles los buenos días además de transmitirles en directo la big-picture del evento.

Fuera de eso algunos ajustes menores surgieron pero fueron rápidamente resueltos o definidos por los equipos de agustín costarelli(Break y piso) y Carlos Maripangui(logistica), acá van:

A.1.- Nros de mesa: La distribución de los números según lo pensado en el plan original era  de modo que permitía que a medida que los jugadores se retiraban del evento principal lo hacían a la vez que despejaban las últimas mesas al final del salón, lo cual facilitaría el flujo de las personas en ese sector cercano al vendor que posiblemente estaría lleno cuando el dia llegue a las últimas rondas. Sin embargo no consideré el hecho que había una entrada de sol ese día en la mañana, no lo pude ver originalmente cuando algunos meses atrás fui al lugar del evento ya que no había ido durante esas horas de la mañana esa vez, dada esa nueva información el equipo de logística sugirió cambiar la distribución y tratar de dejar las mesas cercanas a la entrada de luz solar desocupadas, creo que fué un buen cambio, aunque a expensas de que cuando el evento principal se desocupó liberó la última fila que no aportaba mucho a mejorar la circulación sobre el salón.

A.2.- Parlantes: Originalmente pensaba habría un sistema diferente de micrófonos por lo que esto tocó planearlo esa mañana, el problema con los parlantes es que deben ser ubicados de modo que no pase alguien los mueva y que tenga conexión sea con el cable o que de con el rango in-alambico del mismo. Luego de probar algunas configuraciones decidió el equipo de Breaks y Piso colocar cerca del área del main stage, creo que dado que no teníamos una manera de asegurar el parlante y no sólo teniamos ese día conexión por cable era lo mejor que podiamos hacer.  Para el día domingo de todos modos ya contamos con micrófono in-alambrico y pudimos colocar el parlante en la mitad de la última fila, un punto mucho más central y mejor ubicado, considero que el domingo fue mucho mejor que lo que se hizo en el sábado.

A.3.- Comida y largada del torneo: El plan para los Snacks durante el día era encargarle a un juez que tuviera la libertad de pedir todo lo que considerara necesario durante el día para mantener a los jueces hidratados y el salón de jueces con razonable galletas y cosas para picar.

Con todo esto planeado logramos largar las primeras 4 rondas suizas de standard del evento, en general las rondas fueron bastante tranquilas y sin mayores novedades, luego de la 4ta ronda dimos una pausa para almuerzo de 1 hora y media para preparar todo lo necesario para reanudar el torneo con los pods  y la porción del draft, acá es cuando más cosas interesantes empezaron suceder.

B) La Noche.

B.1.- Preludo: De programas y papelería.
El software para reportar el evento (WER) tiene problemas para manejar normalmente eventos multi formato por lo que el instructivo propuesto por WOTC requería entre otras cosas que nosotros manualmente re-armaramos los pods “a mano/uno a uno” según el orden de posiciones hasta antes de la ronda de draft correspondiente, por ejemplo los primeros 8 jugadores por posición jugarían en el primer pod, los jugadores 9 al 16 vayan al pod 2 y así sucesivamente.   Con esto en mente cerca de 40 Minutos antes de publicar los pods para los jugadores empezamos Daniel ortiz y yo nos a ingresar los jugadores presentes a mano en el pod, era un momento seguro y posiblemente si nos demorabamos podríamos volver a empezar desde el principio, desafortunadamente cuando estábamos armando el pod  30 y algo, sucedió el problema… WER cayó, provocando que perdieramos gran parte de la información guardada hasta ese momento: Debíamos pasar al plan B, faltando 20 minutos para el inicio del draft anunciamos que demoraríamos 20 sobre la hora para volver a rearmar la papelería para la largada del draft.

El plan B incluía pasar los jugadores a un exel según el orden de posiciones, y a esa tabla ordenada por posiciones en exel agregarle dos Números que correspondería el de los asíentos del pod y el Pod correspondiente, luego manipulando la tabla imprimirla por orden de jugadores, hacerlos draftear y mientras ellos draftean re-ingresar a los jugadores dentro del pod según la tabla exel y esperar alcanzar en tiempo.

Mientras nosotros ingresabamos jugadores los otros equipos hacían lo siguiente:
a) Papel: Preparar el piso, colocar el nro de pods sobre las mesas y ordenar las mesas quizás separando un poco las sillas para que el salón esté listo.
b) Deckchecks: Preparar la papeleria y sobres para ser usados en el registro del draft.
c) Logistica: Ordenar el producto (aunque ya estaba separado es bueno que el equipo prepare un plan para distribución)
d) Breaks y piso: Ayudar a Papel y checkear si alguna anormalidad surgía en el plan.

Paralelamente en ese margen de 40 minutos antes que larguen la hora programada del draft detectamos un error que cometí producto de dividir en 4 equipos: Una de las tareas no quedó no asignada específicamente a uno de los equipos que era “preparar la papelería para el procedimiento del draft” esto es “preparar que todas las listas que tuviesen idealmente marcada el asiento, el pod de cada jugador y que todos los sobres efectivamente estén marcados con el Nro de pod”.  Si bien el viernes con estaban habíamos avanzado casi el 60-70% de los sobres marcados debía un equipo estar a cargo para asegurarse que no hayan errores y poder distribuir la papelería en las mesas. Como había tiempo decidimos asegurar que el equipo de deckchecks mas cualquier juez disponible en ese momento completara de marcar los sobres faltantes y simplemente colocar todas las listas en cada uno de sus sobres y no marcar las listas.

B.2.- Detalles en el draft:
Luego de publicado los asientos para los jugadores, algunos jugadores resultaron que estaban en asientos duplicados, primero uno, luego otro, luego otro… eventualmente cuando empezaron a llegar los jugadores a los jueces y empezaron a acumularse en el main stage detectamos que había un patrón, es importante cuando notamos un incidente investigar que es lo que lo causó para detener la causa y así poder resolver la fuente del problema y no individualmente uno a uno si es posible.  Resultó que todos los números repetidos eran un mismo número y siempre en cada pod había un mismo número de mesa que faltaba, por lo que al momento de agregar los números de mesa en el exel hubo dos números que se repitieron, dado que luego los nombres se re-ordenaron alfabéticamente produjo que una vez el papel saliera de la impresora no fuera detectable a simple vista. Decidimos simplemente llevar los jugadores a los pods correspondientes y sentarlos aleatoriamente dentro de esos dos asientos, podríamos haber corregido el problema re-imprimiendo la ronda pero sumado la demora de hacer esperar 20 minutos sobre la hora anunciada inicialmente y dado a los jugadores además de que ya estaban sentados menos 2 personas en todos los pods nos hicieron pensar que  sentarlos de una vez y luego ponernos a trabajar en el emparejamiento de la siguiente ronda era lo mejor en ese momento.

Durante el draft algunos de los sobres tenían una carta de más (no fueron mucho más de 6 o 7 casos), cuando inicialmente me comentaron de esto pensé que eran sobres en la mitad del sobre correspondiente por lo que pensaba que lo mejor era simplemente dejarlo ser y continuar el draft como estaban, después me entero que los sobres habían sido descubiertos al inicio del pack mientras contaban las cartas =) (que bueno que pidieron contar las cartas antes de empezar con el sobre) por lo que finalmente reemplazamos los packs nomás. Había leído en otros reportes que en casos aislados donde reportaba que habían sobres con más cartas pero nunca pensé que nos podría pasar. También hubo situaciones de error por Violación del procedimiento de limitado las infracciones debían anotarlas cada juez en su libreta de notas y luego juntar todas las infracciones para agregarlas mientras estuviesen jugando los jugadores la siguiente ronda debido que la prioridad era generar la primera ronda y luego introducir las infracciones.

Sobre las instrucciones en sí del draft según el feedback que recibimos fue que las instrucciones en sí fueron quizas muy extensivas o detalladas, sumado a que el audio durante ese día no era el mejor terminó confundiendo un poco a algunos jugadores y sintieran que el draft fue demasiado lento.

También había algunos comentarios sobre que durante el draft habían errores sobre las instrucciones, por ejemplo “pasen 14 cartas” –cuando habían 13- o “cuenten 15 cartas” -cuando debían contar 14 cartas-, muchas veces podemos perder de vista o confundirnos en estos procesos que son MUY repetitivos, una buena manera para apalear esto es haciéndonos una tabla tabla donde marcamos cada paso que se repita con el Nro de cartas que cambiaba a medida que pasábamos por el draft, luego de eso hacíamos un tic donde estábamos en el proceso por lo cual podríamos siempre mantener un refuerzo y reducir las oportunidades de equivocarnos.

B.3.- Situaciones que no planeamos muy bien y el punto de no retorno.
Una vez finalizado el draft necesitábamos mover a los jugadores del asiento en que habían construido para hacerlos construir en en la mesa de construcción ya que no queríamos que estos armaran cerca de otro jugador que potencialmente podría verlos lo que draftearon, el plan propuesto para ese dia fué el siguiente:

a) Levantar a los jugadores sentados en el primer bloque “Mesas del X al Y jugadores levántense” (jugadores del bloque 1)
b) Mover a todos los jugadores sentados en la posición 1 de cada pod (incluidos los que se habían levantado) para ir a sentarse a esos nuevos asientos libres, “Jugadores que estaban Posición 1 por favor tomen asiento en los asientos libres entre la mesa x y la Y”.
c) Repetir el proceso para cada bloque (2,3…8) y cada jugador de todos pos pods de la posición (2,3… 8).

La dificultad con este procedimiento quizás no es muy evidente a primera vista cuando el número de jugadores sube, recomendaría esta operación cuando son cerca de 8 Pods ya que es intuitivo para los jugadores decir “jugadores de la posición 1 vayan al pod 1, jugadores posición 2 al pod 2, jugadores de la posición 3 vayan al pod 3 etc… -esto fué lo que hizo pablo en el nacional de bolivia con 8 pods y resultó super bien- pero adaptar este procedimiento a nuestra realidad en este torneo no fue quizas la mejor elección, este fué mi pecado al no identificar al menos tan fuertemente que con 300 jugadores mover a los jugadores así sería demoroso ya que:

-Instruir a jugadores para primero levantarse de algún sector del piso toma al menos un par de minutos, un poco pero al menos un par de minutos.
-Instruir a los jugadores en cada uno de los pods para dirigirse a sentarse en el rango x-y de asientos libres toma también un par de minutos, Aunque un poco más que la operación anterior, digamos 3 minutos.

En total mover todo para los jugadores de la primera instancia toma 5 minutos, luego, considerando que este proceso se repite 8 veces tendremos cerca de 40 minutos realizando esta operación, si bien es probable que en los últimas repeticiones tome menos tiempo también lo es que en las primeras tomará más tiempo a los jugadores entender las instrucciones y sin considerar que durante el movimiento sucedan situaciones como un jugador perdido o que dos jugadores del mismo Pod hayan quedado uno cerca del otro.

Otro factor:
-Considerando que no había buena acústica en el salón debido a la ubicación del parlante entonces causaron que las instrucciones entregadas solamente por audio serían una dificultad para los jugadores, en ese sentido se recomienda fuertemente que el sistema sea intuitivo para los jugadores y/o que la instrucción sea reforzada visualmente, otras ideas que surgieron de otros torneos eran letreros grandes con los números de asiento para dirigir a los jugadores pero nosotros planeamos algo diferente para el próximo dia -prometo contarlo más adelante-.

Punto de no retorno.
De todos modos, considero que una vez estando en la situacion dada con 100 jugadores de pie, otros 50 sentados y medio piso esperando su momento para moverse, la mejor jugada era simplemente continuar con el plan, era mucho peor en la mitad del proceso presentar un plan distinto, creo que el “punto de no retorno” era cuando empezaron a mover a los jugadores del primer bloque de mesas, quizás si hubiésemos tenido la visión para entender esos problemas por adelanto podríamos haber reaccionado hasta antes de ese momento, pero considero que aunque no fue el mejor de los planes lo que se planeó definitivamente una vez en la situacion dada lo mejor era apegarse al plan.

B.4.- Pack extra de tierras por mesón y listas en sobres.

De packs,
una vez terminado el draft los jugadores colocaron en un sobre las cartas que draftearon, luego fueron los sobres sellados con corchetes (para asegurar que nadie metiera o sacara cartas) y se le pidió que se movieran a un nuevo asiento para construir según lo explicado en el B.3. durante la construcción no hubo mayor novedad, por lo que aproveché de revisar el proceso de entrega de packs a las mesas, gracias a Ignacio Lopez por ayudar en esta labor de manera rápida y efectiva, luego de un sondeo por las mesas cuando terminaba construcción noté que 2 packs de tierras (lo que usualmente se hace para sellado) no eran suficientes para las mesas de draft, ya que al parecer algunos colores se sobre usaban más que otros tomé nota de esto y preparé que para el domingo pusieramos 3 packs por pod en vez de 2.

De listas,
Las listas no habían alcanzado a ser marcadas a tiempo (pero los sobres sí) por lo que se le pidió a los jugadores marcarlas luego del draft pero adicionalmente que entregaran las listas en los sobres para facilitar la identificación, pienso que finalmente esta desición fue un error.

Algunos aspectos a considerar:

-Los sobres estaban univocamente identificados por lo que una lista dentro de un sobre era 100% identificable.
-Tener las listas y que los jugadores las anoten su ubicación corremos el riezgo de que no entendamos la letra o simplemente los jugadores anoten cualquier cosa o no anoten nada.
-Los sobres ocupan más espacio para almacenar que listas en una pila, originalmente el plan estaba pensado para recepcionar listas y no sobres por lo que no resultó muy bien o sea, necesitabamos mayor planeación para pedir más espacio/gente en ese momento.
-Es necesario los sobres abrirlos en algún momento para al menos “hacer el deckcheck” lo cual jugaría en contra si quisiéramos contar las listas, por lo que era un “doble trabajo” si decidiamos al recepcionarlas volver a sacar las listas de los sobres, una opción era solo abrir los sobres para el deckcheck nomás pero implicaba usar un espacio más grande para ordenar las listas como se dijo antes.

En resumen, si hubiese tenido mejor planeado la recepción habría aceptado recibir las listas en los sobres, incluso habría permitido armar algún tipo de arreglo como estuches o bolsas grandes (de supermercado) claramente marcadas donde los jugadores podían dejar sus cartas dado las cartas de acuerdo al pod al que pertenecían. De otro modo creo que lo mejor era que entreguen las listas sueltas, pedirle a los jugadores que anoten su pod al que pertenecían y a los jueces que si reciben una revisen esa información se haya escrito.

Con un delay de cerca de hora y media a 2 horas sobre el horario original terminamos el día 1, luego de cerrada la última ronda nos reunimos para planear y discutir un nuevo plan para mejorar las situaciones vividas en esta jornada y cambiar todo para el domingo.

Si bien el final del día fue bastante mas tétrico de lo que hubiese esperado, todavía nos quedaba el domingo para mejorar, dejaré el relato hasta acá para poder analizar mejor el domingo, hasta entonces.

Neme B.