Hola de nuevo,

en la  entrega anterior describí parte del inicio de este reporte del torneo, la preparación previa y parte mis motivos para esta columna, si no has leído esa parte recomiendo que te pases a leerla ahora, Si tienes ganas de volver a leer o continuar acá estaré.

¡Bien que ya estás de vuelta!

Encuentro: Anteriormente dejamos la historia pendiente cuando ordenamos el salón y hablamos con el dueño del local acerca del plan para el almuerzo. Dejé para esta parte el plan de cómo distribuir el salón para hoy, ya que considero que tomaría para mas largo explicar el orden, la noche antes del evento todo quedó como queda a continuación:

Lugares para publicar información: Publicamos en los lugares 1, 2 y 3 dado que estaban lejos de los grandes grupos de sillas y podían no entorpecer el flujo de personas cuando alguien se “busque” en la lista, como ultima opcion dejamos el 2 ya que está cerca de la puerta pero era mejor que mandar al jugador a navegar “contra la corriente” hasta el 1 para confirmar su asiento.

Deckchecks: El área de deckchecks en construido fue en la marca de DC en una “barra tipo Cantina” que estaba a cierta altura sobre el nivel de las mesas del piso, por lo que los jugadores en “las mesas” normalmente no podrían ver los decks registrados, por otro lado nos daba la opción a los jueces del deckcheck de poder mirar de cerca si sucedía algo extraordinario en el piso, muy importante para que el HJ pueda tener vision de lo que pase en el piso para atender imprevistos.     Por otro lado en la parte del Draft el área de deckehcks se hizo en las 2 mesas cercanas al sector del score keeper (SK) para facilitar la comunicación con el SK si algo sucedía ya que como pensabamos podrían suceder cosas y necesitabamos rapidamente comprobar cosas con el pc, si bien no era óptimo porque estaba camino a la salida del salón, era un lugar mucho más cómodo y amplio para trabajar ordenando las listas (en construido los jugadores están sentados y nosotros ordenadamente las retiramos mientras que en sellado todos apenas terminan empiezan a entregarlos y necesitariamos un área amplia para “Ordenar” las listas) Esta configuración era necesaria para darle prioridad a sobrellevar cualquier eventualidad que suceda con las listas del draft rápidamente.

Había un monitor que planeamos conectar a algún Notebook y usar de reloj general, este reloj estaba donde queda la marca R

Los Pods -Conjunto de 4 mesas contiguas donde los jugadores se sientan a jugar draft- están marcados en el plano para ilustrar como ordenamos las mesas en la parte del draft, ese mismo orden se usó para numerar las mesas individuales (mesas del 1 al 4 en el pod 1, del 5 al 8 el pod 2 etc..), algunos pods tenían más de 10 asientos, esto fue para en caso de que tengamos pods de más de 8 personas usar esas mesas y aprovechar la distribución, finalmente si teniamos 8 pods dejamos el orden de los pods de tal modo que el último pod sea armado en el área del balcón.

El día anterior al evento ordenamos y preparamos el producto en cajas de sobres y separadas para entregar a cada mesa, esto incluía: listas para registrar mazo en  draft, bolsas a ser usadas y sobres donde los jugadores guardaban lo drafteado.

Por a un problema con el envio del producto con el distribuidor el organizador debió conseguir producto de otras tiendas por lo que unos pocos sobres estaban en inglés y el resto en español, ordenamos producto para 6 pods en español y 1 pod en inglés. (que era el producto que contábamos ese momento, el día siguiente obtendríamos más producto para la última mesa, ya que queríamos planear para 8 pods en total, y quizás asegurar todas las mesas con producto en español)

El día del evento:

Llegamos cerca de 45 minutos antes de que empezara el evento, el salón ya estaba ordenado y el pc tenía incluido a los jugadores ya registrados en el evento hasta la noche anterior, por lo que sólo debíamos preocuparnos de inscribir a los jugadores de última hora y arreglar la manera de utilizar una de la pantalla del local para colocar un reloj para medir el tiempo de la ronda a la vista de los jugadores.

Debido a que no logramos conectar la televisión, por resolver unos problemas con la impresora e inscripciones tardias demoramos el inicio de la primera ronda por algunos minutos  (cerca de 18) en ese sentido creo que tener el reloj mostrando el tiempo de ronda es importante para que los jugadores sepan cuanto queda y tengan una mejor experiencia, pero también creo que en algún momento si no podemos sacar adelante la tele en tiempo hay que priorizar iniciar puntuales el torneo, aun así como teníamos la demora con la impresora e inscripciones por lo que tampoco fue esta situación con la tele crucial, pero quizás si hubiese sido relevante para economizar 8 o 5 minutos.

Al momento de iniciar el evento hay dos posibles errores “importantes”:

a) Que los jugadores estén presentes y pagado su entrada pero que no se hayan enrolado en el evento.

b) Que los jugadores no estén enrolados en el torneo pero estén presentes y hayan pagado.

Al iniciar la jornada publicamos una lista con los inscritos en ese dia para mitigar b), nos pareció razonable y seguro empezar directamente el evento con la primera ronda. Alternativamente si pensamos que podemos tener muchos problemas y errores en inscripciones podemos hacer antes de que todo empiece un “seat all” en donde pedimos a los jugadores se sienten según la lista de inscritos en el pc, luego comprobamos que todos estén “fisicamente sentados” y mientras el juez principal da la charla inicial generar publicar la primera ronda, este procedimiento consume algo de tiempo pero asegura mitigar errores, pero no me parece mala en sí la desición que finalmente se tomó.

Errores de inscripción:
Lo que sucedió desafortunadamente es que un jugador no estaba enrolado en el torneo avisando un par de minutos luego de publicada la primera ronda, la solución que se dio fue emparejarlo con el jugador que estaba “libre” para no desarmar los matches que estaban tomando a lugar en ese momento, si bien no es optimo y es posible que para el jugador que inicialmente piensa que estaba libre y luego le informan que debe jugar con “alguien”  se lo tome mal. Por suerte no fue el caso, aun así si bien no es la solución más “elegante” creo que sigue siendo funcional, el jugador que jugaría con el ultimo inscrito sería seleccionado al “azar” por el pc, por lo que no debería ser problemático, aunque como dije puede ser complejo del punto de vista del costumer service para el jugador bye-y-ahora-no-bye. Otra situacion a considerar es que varios matchs estaban empezando al momento de detectar el error, por lo que re-hacer la ronda era complicado pensando en que los otros jugadores podrían quejarse también.

Al momento de retirar las listas se pidio que anoten el Nro de mesa en el que estaban presente y así tener una ayuda para ordenar las listas después, también se pidió en ese momento las listas a los jugadores que tenian byes (este torneo los jugadores obtenian byes en base a puntos PWs y un torneo el dia anterior aunque no estaban emparejados en la primera ronda debían entregar una lista para jugar).

Una cadena de errores desafortunados:
Como el jugador fue emparejado “manualmente” y las slips de la primera ronda ya estaban afuera escribí a mano una slip del jugador para que puedan entregar el resultado en la mesa del scorekeeper, pregunté los nombres y lo anoté en la papeleta, sin embargo como introducí los nombres de manera inversa a lo que en el programa los lee, se reportó al final de esa ronda el resultado exactamente inverso 2-1 en vez de 1-2 para el Jugador 1, para evitar esto o yo podía ir al pc y anotar los nombres de manera solidaria a como aparecen en el pc o que el scorekeeper al momento de tomar la papeleta escrita a mano fijarse en los nombres y el orden introducido para introducir el resultado de manera correcta -No menciono esto para señalar culpas de ninguna parte sino para compartir buenas prácticas que pueden bajar la posibilidad de estos errores-.

Este error se notó al inicio de la ronda siguiente cuando los jugadores se fueron a sentar, apenas uno de los jugadores fue a consultar porqué habiendo ganado estaba sentado en las ultimas mesas contra un jugador que había perdido se percató que el error fue de nosotros al introducir mal el resultado, esto implicaba que otra mesa estaban jugando dos personas que no deberían estar jugando, por lo mismo una vez aclarado lo sucedido nos apresuramos en alcanzar al otro jugador quien afortunadamente estaban en procedimiento de aleatorizar su baraja. Luego de esto les informamos a los jugadores lo sucedido y pedimos las disculpas del caso.  ¿Cómo arreglamos esta situación?  la prioridad para nosotros es que los jugadores … Jueguen, suena obvio pero es importante, antes que nosotros corrijamos el resultado, rearmar la ronda o volver a lanzar la ronda haciendo levantar a los jugadores la prioridad es rápidamente hacer que los involucrados vuelvan a jugar (y con las personas correctas). Lo que hicimos fue invertir a los jugadores, intercambiamos a los jugadores que estaban sentados en las otras mesas que correspondían y luego les pedimos que sigan jugando, sobre escribimos los nombres correctos en las papeletas y les entregamos el tiempo extra, ya luego de eso teníamos pleno tiempo para corregir y re-ordenar la lista en el PC mientras la ronda reanudaba para esas dos mesas.

Otro detalle que pudo ir mejor.

Mientras todo lo anterior sucedía un jugador sentado en su mesa sin oponente esperaba por algunos minutos, uno de nosotros mientras pasaba le comenta al jugador que “ya va ganando 1-0 y que espere a los 40 para su 2-0 o que llegue un juez para retirarle su resultado”. Esto último es correcto y un muy buen procedimiento, pero dada la situacion el jugador efectivamente no estaba ahí porque estaba resolviendo una duda que le parecía razonable sobre el emparejamiento en estos casos aunque parezca aparente penalizar al jugador que no estaba al inicio de la ronda con tardiness NO lo es. Por otro lado si bien es importante informarle a los jugadores que “deben esperar a los 40 o que llegue el oponente y siempre llamar al juez” creo que no es tan bueno comentarle al jugador que ya va “1-0” o “irá 2-0” debido a que en ese momento no sabemos que le pasó al oponente o quizás realmente tenia un problema y no podía llegar a la mesa en tiempo, por otro lado de ser así y no entregarle finalmente al jugador su “1 o 2-0” es probable que generemos una expectativa equivocada. es un detalle pero creo que vale la pena mencionar. Cuidemos lo que informamos a los jugadores, ya que genera expectativas en ellos.

Proceso del draft.

Una vez terminada la tercera ronda empezó el receso por almuerzo, los jugadores usaron parte del salón para sentarse a comer lo que pidieron en las primeras rondas y nosotros ordenamos las mesas, pusimos los números de los pods visibles y revisamos el producto sea el correcto -finalmente usamos para el último pod (el 8) con producto en inglés ya que no teníamos más producto-.

Mientras ya estábamos alistando retiramos a los jugadores por unos 10 a 15 minutos para limpiar todo y publicar dentro del salón las ubicaciones para la distribución por pods, publicamos muchas copias para que todos pudieran rápidamente verse en la lista y dirigirse a su asiento. Esto ya que en el momento dado que el software para llevar el torneo no nos permitió imprimir la lista alfabética acompañado de la ubicación, por lo que ante esto previmos que tomaría algo más de tiempo que los casi 62 jugadores encuentren su asiento (dado que no estaría alfabético sino que tendrían que buscarse mas o menos en la ubicación dentro de los standings: Jugadores con más puntaje estarían en los primeros pods del evento mientras que los con menos puntos se sentarían en los últimos pods). La decisión para reducir esto fue imprimir varias copias y entregarlas en múltiples puntos para que no se acumulen los jugadores, pienso al momento que escribo este artículo que probablemente la solución era exportar la tabla a exel y luego trabajarla para que nos permita reordenar la lista de los jugadores de la manera que queríamos.

Cada silla fue numerada con una cinta de papel encima el Nro del asiento dentro del pod, una vez sentados Pablo dio las indicaciones y procedimos a draftear. Durante este proceso dos veces hubo necesario intervenir para arreglar un problema con el orden del draft, ambas veces era que un jugador se saltaba o tomaba dos packs a la vez o alguno se olvidaba de pickear si bien no son situaciones complicadas sobre esto recomiendo se leer el siguiente artículo.

Una vez finalizado el draft se le entrego a cada jugador una decklist y una bolsa numerada con el pod y asiento que correspondía a ese jugador, se le pidió a cada jugador que escriba sólo el Nro de dci en la decklist, cuenten el Nro de cartas seleccionadas durante el draft y lo pongan en las bolsas su producto. Las bolsas por Pod eran recolectadas y luego se intercambiaban las 8 bolsas de un pod con las otras 8 bolsas del otro pod, una vez cada jugador tenía una bolsa con el asiento dci de otro jugador -pero no su nombre- para registrar (así preservamos que nadie supiera fácilmente que se había construido otro, por otro lado dentro de los pods los asientos dentro de cada pod estaban orientados en sentido horario y anti horario eligiendo cualquier mesa como mesa inicial para que nadie pudiera naturalmente mirar por encima y calcular el asiento y por ende el pool de otro jugador).

Luego terminado el registro se regresaba de producto a cada propietario (cada bolsa tenía numerada el pod y asiento del propietario) y ya estaban listos para moverse a sus asientos para construir, como eran 8 pods y cada pod tenía máximo 8 asientos los jugadores del asiento 1 fueron al pod 1, los jugadores del asiento 2 se fueron al pod 2 y así sucesivamente. Durante este proceso de construcción se le pidió a los jugadores que anoten el nombre y el pod+asiento de la mesa en la que habían drafteado en la decklist donde estaban registrando su deck.

Letras diferentes.

¿Sabian bajo ciertas condiciones si le decimos a 20 personas que escriban algo en una hoja es probable que al menos la mitad lo haga diferente, erroneo o simplemente no haga nada? Esto pasó durante la sección de draft, mientras los jugadores construian se les pidió que escribieran el Nro de mesa y asiento en el cual estaban presentes en el momento de draftear. El problema con esto es que esta instrucción tan importante preferentemente debe ser entregada en los primeros momentos, esto es cuando tenemos la mayor atención de los jugadores, lamentablemente cuando los jugadores empezaron a entregar las listas notamos que a) o tenian números de pods inexistentes como pod 10 u 11 b) habían anotado el Nro de mesa y pod donde estaban construyendo, c) anotaban con letras ilegibles d) anotaban con palitos, números romanos o cualquier otra nomenclatura o mi favorito e) no anotaban nada. Esto ultimo sumado a que algunos jugadores en su mayoría habían olvidado anotar su nombre hacía muy dificil resolver ordenar las listas para asegurarnos que las teniamos todas y que finalmente podamos empezar a controlar deck.

En condiciones ideales una persona debería poder resolver ordenar las listas rápidamente, pero debido a todo lo anterior necesitamos dedicar más gente para poder resolver esto de manera expedita: 2 de los 4 del equipo se dedicaron a resolver esto, el proceso incluía una copia del seat all de los jugadores con sus dcis y otra de los pods donde habían sentado los jugadores a draftear para empezar a checkear que teniamos cada lista de cada Pod ya que afortunadamente todos los jugadores habían anotado su dci, por lo que al comprobarlo con la lista de jugadores ya podíamos encontrarlos. Priorizamos en encontrar los primeros 4 pods, ya que posiblemente esos eran los jugadores que estaban compitiendo por entrar en el top 8, afortunadamente con cerca de 20 minutos dentro de la primera ronda del draft ya logramos reconstruir las listas por pool.

Conclusiónes:

-Siempre lleguen en adelanto al lugar del torneo o investigen donde será el torneo, es muy importante planear esto en adelanto, en especial si es que debes viajar largas distancias para atender el evento.

-Es muy importante no perder de vista que la prioridad usualmente es salvar la experiencia de los jugadores, darle preferencia a primero resolver el asunto que impide que el jugador no puede tomar su ronda y luego resolver el papeleo o trabajo administrativo que facilite nuestra tarea.

-Fue importante planear algo sobre como distribuir la comida, notablemente la comida salió justo en tiempo para que todos alcanzaran y podamos reanudar la siguiente ronda (la parte del draft) prontamente.

-Usualmente al momento de enumerar instrucciones de procedimientos y pasos para los jugadores debemos identificar que es lo más importante y eso potenciarlo para que sea correctamente hecho.

-Junto con las situaciones de policy y reglas presentes en los torneos, es importante también dar espacio a reportes que analicen procedimientos y operaciones de los mismos, es un factor importante que puede afectar el desarrollo de un torneo.

-Definitivamente cada torneo es una oportunidad de analizar nuestros procesos, siempre hay chance de ver algo nuevo o revisitarlo de una manera diferente, en ese sentido quisiera hacer el llamado a cada juez-jueza que se replantee la manera en que se acostumbra a hacer las cosas, si bien habrá alguna incerteza inevitablemente con voluntad y entusiasmo todo puede resultar mejor, no esperen estar seleccionados al pro tour para ser mejores y pongamosle onda a todos los torneos que participemos.

¡Un abrazo y hasta la próxima!