Écrit par Niko Skartvedt

Un guide sur tout ce qui peut aller de travers quand on aimerait que tout se passe bien

Cet article s’inspire de mes expériences au PAX dont j’étais le Head-Judge tout le week-end. Il abordera beaucoup de ces petites choses auxquelles, pour la plupart, les arbitres ne pensent pas ou qu’ils oublient parfois. Certaines de ces choses sont sous la responsabilité du TO mais il peut arriver qu’il soit débordé ou qu’il ait besoin de compter sur votre professionnalisme. Ceci peut être utilisé à un petit évènement, un PPTQ ou une convention sur un week-end entier avec pas moins de 25 tournois programmés. Tout ce qui se trouve ci-dessous est quelque chose qui est susceptible de mal se passer.

Longtemps avant l’évènement :

Assurez-vous qu’on ait fait la publicité de l’évènement et qu’elle ait été faite correctement. Les joueurs doivent savoir où et quand il aura lieu, combien il coûtera, en quel format il est et avoir une estimation des lots. C’est difficile de lancer un tournoi quand la moitié des joueurs arrive une heure en retard parce que l’évènement a été annoncé sur Facebook avec une erreur sur l’heure de début.

Avant l’évènement :

Le matin de l’évènement, le Head-Judge arrive généralement une à deux heures avant le début de l’évènement et passe en revue une petite checklist pour préparer la journée. Si tout va bien, la boutique ouvrira ses portes à l’avance pour lui.

Numéros de tables : l’installation est plus facile quand aucun joueur n’est arrivé. Veillez bien à ce que l’ordre soit intuitif et si vous en avez dans une autre pièce, inscrivez-le (sur un panneau ou au mur) pour que les joueurs sachent où aller. Un ordre “en serpent” convient bien. De plus il y a un risque que des joueurs en volent (surtout si vous en attendez plus de 840) et de toutes façons ils mettront leurs déchets dans les interstices des numéros de tables.
Chaises : vérifiez qu’il y a assez de chaises à chaque table. Prévoyez 25% de chaises en plus que le nombre de joueurs attendus et préparez-vous à en installer davantage. Assurez-vous qu’il y a quelque part à proximité un restaurant ouvert jusque tard le soir, pour le top 8.
Table d’arbitrage : réservez une zone où les arbitres pourront effectuer les deck checks et veillez à y mettre assez de chaises avant le début du tournoi. Elles auront disparu avant la fin de la ronde 3.
Inscriptions : il faut prévoir un système pour les inscriptions. Parfois les joueurs paient puis ils sont admis dans la zone de tournoi où ils saisiront leur numéro DCI. Si votre système ne fonctionne pas bien, trouvez-en un meilleur. Cf. l’annexe 1.
Contrôle des numéros DCI : prévoyez un ordinateur distinct dédié au contrôle des numéros DCI. S’il n’y a pas d’accès à Internet dans la zone de tournoi, *téléchargez la base de données avant l’évènement*.
Apportez quelques cartes d’inscriptions à la DCI.
Papiers : apportez une imprimante, le papier qui lui convient et de quoi découper (cutter ou ciseaux). Votre imprimante se retrouvera à court d’encre ou de toner.
Stylos : les joueurs les voleront, les arbitres en auront grand besoin. Assurez-vous d’en avoir plein en stock.
Produit : s’il s’agit d’un évènement en limité, apportez suffisamment de produit et préparez-le en assortiments du bon nombre d’éléments (ex : des paquets de 6 boosters pour un scellé). Préparez les cartes promotionnelles, les goodies et tous les autres lots spéciaux afin qu’ils soient prêts à être distribués. Quand vous n’en avez plus, vous devez savoir où en trouver davantage. Sachez aussi où se trouve la boutique la plus proche.
Terrains : préparez une table avec des terrains de base en grande quantité et de tous les types. Il n’y en aura plus d’ici la fin de la journée, sauf les îles.
Détritus : installez une poubelle au bout de chaque table (ou au moins une sur deux) est vraiment une très bonne idée.
Horloge : l’horloge des rondes doit être bien visible par tous les joueurs et, si la salle accueille plusieurs tournois en même temps, précisez bien aux arbitres qu’ils doivent venir avec une montre. Vous oublierez de lancer l’horloge une ronde sur deux ou trois environ.
Système audio : c’est toujours mieux si les joueurs peuvent vous entendre distinctement. Répétez toutes vos annonces. Cependant vous êtes prévenus : ils ne vous écouteront pas.
Autres remarques : soyez apte à gérer votre tournoi à la main. Conservez vos feuilles de rondes bien organisées. Votre ordinateur plantera à la ronde 5.

Juste avant l’évènement :

Votre équipe doit être arrivée à présent ; le retardataire apportera le café.

Équipes : certains évènements fonctionnent bien avec des équipes, d’autres sans. Généralement les équipes sont : Logistique, Paper et Deck Checks. Si vous avez beaucoup d’arbitres et de logistique à gérer, alors vous pouvez aussi avoir une équipe pour couvrir la salle. Même si vous n’avez pas d’équipes, vous devez désigner une personne comme responsable de chacun de ces domaines pour garantir que ces tâches soient accomplies. Rappelez à votre équipe ses responsabilités fondamentales et connaissez les forces et les faiblesses de chaque arbitre. (Cf. annexe 2.)
Tests : si quelqu’un passe un test d’arbitre ce jour-là, ça prendra une ronde pour la partie écrite et une ronde pour l’entretien. Vous serez incapable de retrouver cette personne au début de la ronde où elle est censée passer le test. Prévoyez qu’il manquera un arbitre pendant cette ronde et deux arbitres pendant l’entretien. Les arbitres obtiennent de meilleurs résultats aux tests après avoir déjeuné.
Repas de midi : personne n’aura envie de prendre une pause-déjeuner à la ronde 2 mais tout le monde crèvera de faim à la ronde 3. Veuillez à ce que les pauses-repas soient bien réparties et que personne ne meure (ou ne tue) par inanition. N’oubliez pas votre scorekeeper, ni la personne qui lance les drafts dans l’autre pièce. Vous préfèrerez déjeuner en dernier. Rien ne vous y oblige.

Pendant l’évènement :

Discours : tandis que vous rédigez votre discours, n’oubliez pas qu’il doit rester court. Vous ne bénéficierez de leur attention que pendant seulement 45 secondes, à partir de 15 secondes après avoir commencé à parler. Si vous faites une pause de plus de 3 secondes, vous les perdrez. Il n’y a que trois choses que vous devez dire :

votre nom ;
le REL ;
le nombre de joueurs et de rondes.

Tout le reste est soit de l’enrobage soit déjà dit dans le discours du TO, mais vous pouvez éventuellement ajouter : les règles-maison, les lots, le cut, les appels, le swap en scellé ou encore “Comptez votre liste” en construit.

Entraînez-vous à prononcer votre discours. Encore plus important, entraînez-vous pour les transitions d’un point à l’autre. C’est là qu’on fait le plus souvent une pause dans le discours.

En limité : s’il s’agit de limité et que vous procédez à un swap, réfléchissez à comment l’exécuter longtemps avant de commencer à parler. Tout particulièrement en scellé par équipes. Comme toujours, pensez à tout avant de commencer à parler.
Ce n’est pas le HJ qui doit cadencer le draft. Il devra ouvrir une enquête pendant l’ouverture du second booster.
Auparavant, WER avait des problèmes pour :

–lancer d’un tournoi avec une première table qui ne portait pas le numéro un ;
–faire asseoir les équipes en Troll à Deux Têtes ;
–attribuer à chaque ronde toujours le même siège à l’enfant qui a la polio ;
–définir les marges des appariements afin que l’imprimante ne saute pas deux personnes par page ;
–quelque chose d’autre et de nouveau que vous découvriez à chaque tournoi.

Gardez tout cela à l’esprit. Écrire “ajoutez 50 à votre numéro de table” peut s’avérer efficace. Écrire “ajouter 47 à votre numéro de table” ne le sera jamais. Souvenez-vous des marges ! Ah c’est bien, vous avez réussi. Mais vous avez oublié l’enfant avec la polio.

Les joueurs n’ont pas besoin qu’on leur rappelle les règles Troll à Deux Têtes. Ils vont simplement jouer et s’amuser. Si jamais ils ont une question, ils la poseront. Et vous vous tromperez probablement. Pas d’inquiétude, c’est en REL Convivial.

Rappelez-vous de faire des tours de salle pour vérifier les terrains, les chaises et les détritus une fois toutes les deux ou trois rondes.

Rentrez chez vous ! Vos arbitres ne vous diront pas qu’ils sont épuisés. Ils préfèreront mourir en service dans la salle qu’admettre leur ‘faiblesse’. C’est votre boulot de leur dire d’arrêter d’arbitrer quand ils causent du tort à eux-mêmes ou au tournoi.

Eh bien ça y est, votre tournoi est terminé et les joueurs vous remercient. Les choses ne se sont pas passées à la perfection mais vous avez beaucoup appris. Il n’y a pas de mauvaises expériences, juste davantage de matière à progresser. Rentrez chez vous et enseignez aux autres ce que vous avez appris sur les tournois.

Annexe 1

Les grands évènements comme les Bazaars of Moxen ou les Grands Prix demandent de payer et de saisir son numéro DCI au même endroit. Dans une boutique, la caisse ne se trouve pas toujours à côté de l’ordinateur dédié aux inscriptions. Vous pouvez :

Demander aux joueurs d’écrire leur nom et leur numéro DCI sur une feuille d’inscription, assigner quelqu’un pour cocher dessus les noms des joueurs qui ont payé et pour faire circuler la feuille entre les deux endroits.
Donner à chaque joueur un papier que vous tamponnez quand il paye, puis ce joueur apporte ce papier jusqu’à l’ordinateur de saisie des inscriptions. Au moins trois joueurs mettront le papier dans leur poche puis l’oublieront.
Avoir confiance en l’honnêteté des joueurs sur le fait qu’ils aient bien payé.
Faire quelque chose de mieux.

Quelle que soit votre méthode, affichez une liste des joueurs et dites-leur de vérifier dessus qu’ils sont bien inscrits à l’évènement.

Annexe 2

Logistique : cette équipe est responsable de tout ce qui est exposé ci-dessus et de vérifier que tous ces aspects soient bien géré tout au long de l’évènement. Ainsi que de la procédure de fin de ronde.
Paper : l’équipe Paper est responsable d’afficher les appariements et le classement quelque part où ils seront facilement accessibles et où on le confondra pas avec ceux d’un autre évènement. (Elle doit aussi les décrocher.) L’équipe Paper doit distribuer les feuilles de résultats et préparer les checklists lors des évènements en limité.
Deck checks : l’équipe DC est responsable des deck checks : en début et en milieu de ronde. Pendant un tournoi, nous nous efforçons de contrôler au moins 10% des joueurs et nous visons plutôt 20 à 25%. Cela se décompose ainsi : 100 joueurs, 8 rondes, 2 contrôles par ronde entre les rondes 2 et 7, un contrôle à la ronde 1 (si vous avez assez de monde), vigilance accrue contre la collusion et la corruption à la ronde 8. Ayez une liste complète des joueurs afin de vous assurer que vous avez bien les listes de tous les decks. Ce serait dommage d’atteindre le top 8 et de perdre une partie importante à cause d’une erreur pareille.