Votre premier Side event de Grand Prix en tant que Head-Judge

Bon, votre postulation pour le GP Superloindici (ou plus certainement pour le GP Pastrèsloindici) a été acceptée et vous êtes super content: Vous allez revoir des amis que vous n’avez pas croisé depuis longtemps, vous allez rencontrer de nouveaux arbitres, vous faire de nouveaux copains et vous allez apprendre des choses. Peut être même plus que ce à quoi vous vous attendiez en postulant parce que votre nom est inscrit en gras sur l’emploi du temps du Sunday et c’est la première fois. Et peut-être que vous ne l’avez même pas demandé !

Pas de panique!

Si vous avez été choisi pour ce rôle, c’est parce que vous avez été recommandé comme étant un très bon arbitre et on pense que vous serez capable de vous en sortir. Ou peut être que ce n’est pas pour ça mais que pour une toute autre raison, il s’est avéré que vous étiez l’arbitre de la situation. Quoi qu’il en soit, la raison importe peu. Vous allez devoir vous occuper d’un tournoi, donc commencez à vous préparer.

Comment être préparé ?

a) Quelques jours avant le tournoi

Vous pouvez demander conseil auprès d’un arbitre expérimenté de votre connaissance, vous pouvez lire quelques articles utiles comme (je l’espère) celui-ci. Mais il y a un trésor que vous pouvez exploiter : votre expérience. Vous avez probablement déjà été head-judge sur des plus petits tournois, vous avez déjà été sur le terrain pour de gros tournois et probablement même quelques GP aussi. Essayez de tirer le meilleur de ces expériences passées et demandez vous ce qui a bien fonctionné lors de ces tournois et pourquoi. Ensuite, demandez vous ce qui n’a pas bien fonctionné et pourquoi.
Heureusement pour vous, il s’agit ici d’un side event de grand prix, pas d’un tournoi isolé d’un organisateur inexpérimenté, donc vous n’aurez pas (trop) à vous inquiéter de l’emplacement, de l’imprimante et ce genre de choses. De plus, vous aurez droit à un super scorekeeper qui devrait anticiper tous vos besoins. Gardez à l’esprit que vous devrez lui rendre la pareille, mais nous verrons ça plus tard.

Vous devez préparer votre annonce. Gardez la aussi courte que possible car le lieu du tournoi sera très bruyant et les joueurs auront du mal à bien vous entendre. Si vous n’avez pas votre propre annonce type, vous pouvez prendre exemple sur celle proposée par le Judge Booklet. Choisissez simplement les points les plus cruciaux à annoncer.

Ok, vous l’avez certainement déjà fait moult fois et c’est facile. Mais vous n’avez certainement jamais eu une équipe avant. Je parle d’une véritable équipe de trois (voire plus) arbitres de niveau 2+, pas simplement un niveau 0 sans expérience qui vous a principalement aidé à compter les listes et qui a peut être répondu à quelques questions de règles. Vous avez ici un challenge supplémentaire : Ils doivent prendre du plaisir à ce qu’ils font. Ce qui veut dire qu’ils ne doivent pas s’ennuyer et vous devriez arriver à leur faire apprendre quelque chose. « Mais… attendez, certains d’entre eux ont beaucoup plus d’expérience que moi ! » Je sais, je n’ai jamais prétendu que ce serait simple !

Le principe derrière l’apprentissage des arbitres est très simple : pensez à déléguer. En divisant les tâches dès le départ, vos arbitres n’auront pas l’impression d’être perdus ni « mauvais » parce qu’ils n’ont « rien à faire ». Et ça vous aidera aussi à vous éloigner du « micro-management » pour avancer vers le lead d’équipe.

Les tâches typiques d’un tournoi sont: Papiers, Deck Check, Fin de ronde et pour les formats limités, Logistique. Vous n’aurez pas une équipe pour chacune de ces tâches, mais chaque arbitre peut être le responsable de l’une d’entre elles, et les autres arbitres seront son équipe.

Ainsi, vous aurez d’autres gens qui dirigeront des tâches cruciales mais n’oubliez pas qu’il s’agit de votre tournoi, ce qui signifie que que si quelque chose va mal, c’est que vous avez mal fait quelque chose. Vous devrez vérifier ce que font les autres et pour ça, vous devrez avoir une idée précise de ce que VOUS voulez faire. Préparez un plan d’action pour chaque tâche, spécifiez les buts à atteindre, de quelles ressources vous aurez besoin, et quand. Vous devez aussi établir des priorités au cas où vous n’auriez pas assez de ressources pour tout faire.

Gardez tout ça à l’esprit quand vous préparerez l’agenda de votre team meeting.

Une autre chose que vous pouvez faire avant le tournoi est de trouver des scénarios intéressants sur lesquels discuter avec votre équipe. Vous aurez besoin de quelques questions de règles et quelques autres sur les documents. Pour ma part, je trouve les scénarios impliquant les documents plus intéressants, notamment sur la situation vient de votre propre expérience. Vous aurez certainement besoin du texte Oracle des cartes impliquées dans votre scénario. Un smartphone fera l’affaire, mais soyez sûr d’avoir une connexion internet ou que votre base de donnée Oracle est à jour.

b)Le jour du tournoi

Pensez à arriver sur le tournoi un peu avant le début de votre shift, afin de pouvoir parler avec l’arbitre en charge des Public Events. Vous aurez besoin de trouver ces informations:

• A quelle heure commence votre tournoi
• Quel pairing board, à quel endroit et si vous avez ou non besoin de numéros de table
• Pour le limité, où sont les produits et les decklists.
• Quelle est la structure du tournoi et du prizing.
• Qui sera votre score-keeper.
• S’il y a un microphone disponible et où..
• Quels tournois démarrent avant le votre, et (si besoin) quelle aide peut fournir votre équipe..
• Quels tournois finissent après le votre, et (si besoin) quelle aide peut fournir votre équipe..
• Quels tournois commencent après le votre et de quelle aide vous pourriez avoir besoin de la part d’autres équipes.
• A quel moment vous aurez le temps pour votre Team meeting. En général, ce sera environ 30-40 minutes avant le début du tournoi, plus s’il s’agit de limité et que vous avez besoin de préparer le produit.
• L’heure approximative prévue pour la fin de votre tournoi

Des points qui ne sont pas de votre responsabilité mais qui restent bonnes à savoir:

• Quand, où et comment les arbitres vont recevoir leur compensation.
• Où trouver les informations sur le diner des arbitres.
• Et n’oubliez pas la monnaie ou les tickets (s’il y en a) pour la pause déjeuner de tout votre staff, en général l’arbitre en charge des Public Events pourra vous aider.

Quand vous parlez avec les Head-Judges d’autres tournois, indiquez leur combien de temps vous pourrez les aider et demandez leur toutes les tâches qui doivent être accomplies. Confirmez avec eux si vous serez en mesure ou non de les aider sur l’intégralité de ces tâches, comme ça ils sauront en avance s’ils auront besoin de chercher plus d’aide plus tard.

Quand vos arbitres vont arriver, vous n’aurez probablement pas le temps de faire votre team meeting immédiatement, mais il y a quand même un certain nombre d’informations importantes que vous devez leur donner: A quelle heure commence le tournoi, à quelle heure aura lieu le meeting, qui ils doivent aider et comment. Si vous n’avez pas de tâches à leur confier, peut être parce que vous devez aller vous renseigner, ne les laissez pas sans rien à faire. Expliquez leur que vous avez une réunion pour récupérer tous les détails manquants, demandez leur s’ils ont des questions ou des requêtes, sortez un de vos scénarios et demandez leur d’en discuter pendant que vous êtes parti.
Avant le début de votre team meeting, allez à la table d’inscription et vérifiez combien de joueurs sont déjà inscrits. Soyez certains d’avoir assez de place pour tous vos joueurs.
Pendant le meeting, demandez à vos arbitres comment ils se sentent et s’ils ont un but personnel pour la journée. Ensuite, laissez les choisir une tâche et demandez à chaque leader de fixer des objectifs pour sa tâche, d’établir un plan pour y parvenir et ensuite de le partager avec vous. Vous pouvez recevoir de l’aide d’une autre équipe, donc soyez prêt si vous recevez deux arbitres en plus à la ronde N.
Votre plan définitif doit inclure les pauses repas de tout le temps. Comme il s’agit du dernier jour du Grand Prix, des pauses supplémentaires peuvent être à prévoir sur les dernières rondes.
Dix minutes avant le tournoi, refaites un rapide meeting et assurez vous que tout est clair pour tout le monde.

Et n’oubliez pas de leur demander de prendre des notes pour une review sur votre travail de Head-Judge

c) Pendant le tournoi

OK, so the tournament is starting. What can you do to make the tournament smoother and faster?

OK, le tournoi a commencé. Que faire pour en améliorer la fluidité et la vitesse ?

A moins que votre tournoi ne soit vraiment petit, faites un seating. Cela vous prendra cinq ou dix minutes, mais vous économiserez énormément de votre temps d’arbitre, surtout si votre équipe est petit. De nombreux arbitres ont du mal à identifier les noms de pays étrangers et ce n’est pas une tâche sur laquelle vous voulez que votre arbitres passent beaucoup de temps. Les joueurs vous écouteront aussi plus facilement et plus attentivement et se concentreront plus sur leur liste que sur leur deck et leur adversaire.
Indépendamment des seatings, et surtout si vous n’en faites pas, vous pouvez améliorer l’efficacité du ramassage des listes en divisant les tables par zones. Disons que vous avez trois rangées et trois arbitres, assignez chaque rangée à un arbitre. Chaque arbitre va récupérer toutes les listes dans sa rangée, compter qu’il n’en manque pas et les rapportera au leader Deck Check. Ainsi, vous pouvez trouver les listes manquantes en tout début de tournoi.
Si le lieu du tournoi est grand et bruyant, comme c’est le cas habituellement, demandez à l’organisateur de tournoi si vous pouvez autoriser trois minutes pour le Tardiness en début de ronde. Vous pouvez croire que ce temps supplémentaire va rallonger votre tournoi, mais en fait il vous en fera économiser car vous pourrez lancer le début de la ronde tandis que les derniers joueurs se précipitent sur leur table.

Indiquez l’heure de fin de ronde sur les tableaux d’affichage, comme ça les joueurs sauront à quelle heure ils doivent être là. Si une ronde va particulièrement vite, vous devrez considérer cet horaire pour les pénalités de Tardiness. Pour récupérer les feuilles de résultats, scotchez une boîte vide sur le tableau d’affichage. N’oubliez pas d’y ajouter un papier “Results slips Here”
Utilisez le microphone pour annoncer que les appariements ont été affichés. C’est l’annonce la plus importante et la seule que les joueurs ont vraiment besoin d’entendre, donc répétez la. Comme il y a trop d’annonces durant les GPs, je vous conseille fortement de limiter l’utilisation du microphone. Utilisez le uniquement pour annoncer les appariements ou pour des événements extraordinaires comme un joueur ou un résultat manquant. Ne l’utilisez pas pour les annonces basiques comme “Fin de la ronde” ou “Vous pouvez commencer”. Pour chaque annonce, essayez d’utiliser toujours la même phrase et de toujours commencer par le nom du tournoi.

Planifiez les pauses repas à l’avance, et demandez à chaque arbitre s’ils ont une préférence quant à l’horaire. Ordinairement, les arbitres d’Europe du nord préfèrent manger tôt tandis que les arbitres de la zone méditerranéenne préfèrent manger plus tard, mais vous n’avez pas à l’improviser donc demandez leur.

Faites attention au fait que chaque rôle soit couvert pendant les pauses, y compris celui du Head-Judge pour les appels et les retours en arrière. Dites à vos leaders d’informer leur remplaçant sur ce qu’ils ont à faire. Assurez vous que cela a été fait. Si vous craignez que votre tournoi se retrouve en sous-nombre pendant les pauses, demandez à l’arbitre en charge des Public Events des arbitres supplémentaires pour vous aider.

Prenez soin de ce staff supplémentaire. Quand un arbitre arrive, demandez lui pour combien de temps il/elle sera disponible et gardez à l’esprit qu’il aura peut être besoin d’une pause repas avant son tournoi. C’est très important car la plupart des arbitres ne vous le diront pas à moins de leur demander.

Prenez soin de votre score-keeper aussi. Sur certains tournois, il y en a aura beaucoup, mais sur d’autres, il peut n’y en avoir qu’un seul, s’occupant de plusieurs tournois à la fois. Demandez lui si ça lui convient que vous apportiez la plupart des papiers de résultats et la liste des tables encore en jeu puis finalement lui apporter les derniers papiers ou s’il préfère tous les résultats d’un coup. Dans ce cas-ci, économisez du temps (pour lui et pour vous) en les classant pour être sûr de tous les avoir. La chose la plus ennuyante pour un scorekeeper est de ne pas avoir tous les papiers de résultat dans le même sens, donc faites y particulièrement attention.

Vérifiez avec vos leaders comment se déroulent les événements et regardez si les buts sont atteints. Ajustez les ressources pour couvrir les tâches en attente et essayez de tirer bénéfice des arbitres supplémentaires qui arriveront.

Gardez toujours un oeil sur le terrain. Assurez vous que les calls des joueurs soient répondus rapidement et que les tables restent propres et rangées.

Souvenez vous. Pas de panique !

Tout va bien se passer. Vraiment !

Si vous sentez que vous perdez le contrôle de votre tournoi, n’oubliez pas que vous êtes sur un GP et qu’il y a pléthores de ressources à disposition. Ne soyez pas timides et demandez à votre niveau 3 plus de conseils ou qu’il vous “shadow” plus attentivement. Si vous avez l’impression de manquer de ressources, demandez au responsable des Public Events de vous envoyer de l’aide. Essayez simplement d’anticiper au maximum vos besoin car il ne sera pas forcément possible de vous envoyer de l’aide immédiatement.

Si vous êtes complètement chamboulé, prenez une pause si possible afin de retrouver vos esprits.

Conclusion

“Attention à ton tournoi”. C’est le seul conseil que j’ai eu avant ledit tournoi, et je pense que c’est tout ce dont j’avais besoin.

Faites en sorte que ce soit votre tournoi, et amusez vous !