Introduction

La logistique, c’est quoi ?

La logistique est la planification et la gestion d’un ensemble de tâches complexes. Leur succès dépendra de l’efficacité avec laquelle les ressources disponibles sont gérées et de la vitesse et la facilité à s’adapter à ce qui fait varier le flux de ces ressources.

Pendant une Avant-Première ou une FNM locale, la logistique sera simple. Très souvent vous allez gérer la tournoi à la boutique, et les tables, les chaises, l’ordinateur, l’imprimante, etc. seront déjà préparés, vu que la salle accueille probablement des tournois de façon régulière. De plus, l’affluence sera suffisamment faible pour être gérée avec juste deux ou trois arbitres. Distribuez le produit, adressez-vous aux joueurs, et c’est parti.

Maintenant, imaginons un Grand Prix à 1800 joueurs. Là les choses se compliquent !

Bien sûr, un Grand Prix de cette taille aura suffisamment de personnel ; le Head-Judge (il y en aura plusieurs si le tournoi est divisé) fournira un planning avec un système de Team Leader (TL), un système où un arbitre expérimenté gérera une équipe de quatre à six arbitres. Ces équipes sont normalement les équipes Logistique, Paper et Deck Check. Il y aura généralement un Team Leader pour chaque partie du tournoi, vu qu’un événement aussi grand sera souvent un Grand Prix scindé, c’est-à-dire qu’il pourra y avoir deux (ou même trois) tournois séparés pour le jour Un, dont les joueurs restants seront rassemblés pour le jour Deux. Cela entraîne un dédoublement des tâches et des responsabilités pour chaque partie de l’événement, mais abaisse la complexité des opérations en donnant aux tournois une taille raisonnable.

Jour un

Vous allez lancer neuf ou dix rondes suisses de paquet scellé, donc entrons dans les détails des tâches auxquelles votre équipe va faire face.

Préparation de la salle

La priorité absolue de la journée est d’avoir un compte-rendu du nombre de joueurs inscrits de façon à préparer suffisamment de tables, de chaises et de numéros de tables. C’est une tâche dont l’organisateur du tournoi (TO) se sera généralement occupé avant d’ouvrir la salle aux joueurs, étant donné que se déplacer dans une foule de joueurs (tous avec des sacs à dos) va ralentir n’importe quelle opération que vous voulez lancer après ça. Une fois la salle installée avec le nombre estimé de tables, de chaises et de numéros de tables, il peut être nécessaire d’en ajouter si l’affluence est plus importante que prévue. Selon le nombre de préinscriptions, il est possible d’avoir une estimation dès le vendredi soir. Pour les GP européens, la règle d’or veut que deux tiers de l’affluence finale se préinscrive le vendredi après-midi.

Pour installer les numéros de tables (une tâche qu’il vaut mieux faire avant que les joueurs envahissent la salle) : deux ou trois arbitres peuvent écrire les numéros sur des triangles de carton avec un marqueur (ou peuvent coller les numéros imprimés sur les triangles), puis les triangles sont distribués et pliés selon les instructions du HJ concernant la direction de la numérotation, généralement en « serpent ».

Préparation du produit et du reste du matériel

Le produit est la ressource la plus importante à préparer pour un tournoi en limité ; calculez combien de produit vous avez besoin de préparer et de distribuer (six boosters par joueur), et faites ouvrir frénétiquement des boîtes de boosters à votre équipe.

Pour 1800 joueurs, vous aurez besoin de 10.800 boosters ; 50 cartons de produit. Localisez le produit et dites à votre équipe de préparer le produit d’une façon qui facilitera la distribution. Comptez le produit, puis recomptez le produit encore une fois, avoir une quantité correcte de produit est d’une importance capitale. Vous pouvez mettre du produit pour huit joueurs dans une seule boîte de boosters. Si le format comprend plusieurs extensions différentes, vous avez aussi de vérifier que les boosters appropriés soient classés et préparés de telle façon que les joueurs reçoivent le type et la quantité exacte de produit.

Pour faire le swap, des deck-box peuvent être données aux joueurs pour qu’ils y mettent leur liste et les cartes qu’ils ont ouvertes, de façon à passer le tout facilement. D’autres options peuvent être utilisées, comme des élastiques ou des sacs plastiques. Les cartes premium de participation, tapis de jeu ou tout autres goodies peuvent être données aux joueurs ; si c’est le cas vous aurez aussi besoin de les compter et de les préparer pour la distribution.

Vous aurez aussi besoin de préparer et/ou de localiser le reste du matériel qui sera utilisé pendant la journée par votre équipe ou même par d’autres équipes. Votre équipe sera responsable de faciliter l’accès des autres équipes aux moyens nécessaires pour leurs propres tâches. Trouvez les terrains de base ; vérifiez que vous en avez suffisamment pour tous les joueurs, sachant qu’une petite pochette sera suffisante pour 12 à 16 joueurs. Des listes de deck de couleurs différentes doivent être disponibles ; localisez-les et assurez-vous qu’il y en a assez. Les équipes de Deck Check auront besoin de classeurs pour ranger les listes dans l’ordre alphabétique, et l’équipe Paper, qui sera probablement occupée par les inscriptions à ce moment de la journée, aura besoin que des panneaux d’affichage pour les appariements soient installés. Localisez ces panneaux et déterminez avec l’équipe Paper où les panneaux doivent être placés et comment les intervalles de nom doivent être distribués. L’équipe Paper aura aussi besoin de ruban adhésif et de massicots.

Coordination de la distribution

Trouvez un système pour distribuer les listes de jeu, le produit, les deck-box, les tapis de jeu, les cartes premium de participation et/ou le reste des goodies et du matériel. Vous pouvez utiliser les caisses roulantes comme chariots pour déplacer le matériel. Faites attention à ce que les arbitres ne s’amassent pas dans une zone et que la distribution soit coordonnée de façon à ce que tous les joueurs reçoivent le matériel dont ils ont besoin.

Quand les joueurs commencent à lister leur paquet, beaucoup de déchets vont être générés – des sacs plastiques seront nécessaires pour les enlever. A moins d’utiliser à bon escient le matériel du tournoi (e.g., boîtes de boosters vide), vos arbitres devront récupérer toutes les ordures à la main. Une fois le contenu d’une boîte de boosters distribué, laissez-la sur la table au lieu de la jeter. Les joueurs mettront naturellement leurs déchets dans la boîte au lieu de les laisser sur la table, aidant par là les arbitres de salle pour garder les lieux propres.

Distribuez les terrains de base directement sur les tables ; pour chaque tranche de quatre joueurs, laissez une poignée de terrains hors de leur emballage. De plus, quelques « land stations » (tables sur lesquelles sont disposées des terrains de base en grande quantité) peuvent être placées quelque part au cas où les joueurs aient besoin de terrains spécifiques. Cette méthode est plus efficace que le seul arrangement de land stations qui seraient facilement envahies ; les joueurs auront un meilleur accès aux terrains de base et finiront plus tôt la construction de leur jeu. Le Head-Judge demandera aux joueurs d’inscrire sur leur liste de jeu le numéro de la table à laquelle ils sont assis pour faciliter le tri des listes, puis de donner leur liste de jeu quand ils ont fini la construction. Pendant que les arbitres récupèrent les listes de jeu, ils devront reprendre les terrains restants sur les tables pour une utilisation ultérieure.

Procédure de fin de ronde

Cette tâche est vitale pour que l’événement se déroule conformément au planning, et il peut être exécuté par n’importe quel membre de l’équipe sous la supervision du Team Leader. La procédure est la suivante : quelques minutes avant la fin de la ronde, il faut marquer les tables ayant du temps supplémentaire pour qu’un arbitre surveille le temps additionnel et annonce le début des tours supplémentaires au moment opportun. Puis le scorekeeper vous donnera la liste des tables restantes, et toutes les tables qui n’ont pas rendu leur résultat devront être vérifiées pour voir si le match continue encore ou si une feuille de résultat a disparu. Quand il ne reste que quelques tables restantes, chacune d’entre elles doit être assignée à un arbitre expérimenté pour faire attention au Slow Play potentiel. Il est par ailleurs important de garder une trace de quel arbitre est affecté à quelle table.

Jour deux

Maintenant le tournoi est constitué de deux drafts, de six rondes suisses et d’un Top 8.

Préparation de la salle

Juste après la ronde 9 du jour Un, vous avez besoin de savoir combien de joueurs vont participer à la ronde 10 et au jour Deux, et combien de pods de drafts devront être préparés pour le jour Deux. La configuration de la salle sera plus petite, mais devra être préparée en vue d’un but double : drafter et jouer. Cela signifie que la numérotation des tables doit être doublée ; en plus de préparer les numéros de table habituels, des numéros de pods sur d’autres triangles de cartons seront nécessaires.

Préparation du produit et du matériel restant

Je conseille fortement d’avoir le produit préparé à la fin du jour Un. Ce produit peut être tamponné ; c’est généralement le cas lors de Grand Prix européens et nord-américains, où Wizards of the Coast fournit le produit. Il est à noter que cela peut varier en fonction du TO et/ou sur la durée. Dans le système de WotC, les boosters sont ouverts, les cartes premium sont remplacées avec des communes aléatoires, les cartes sont tamponnées et scellées avec des étiquettes indiquant le numéro du draft, le numéro du siège dans le pod (1 à 8), et l’ordre dans lequel le produit devra être ouvert (A, B et C). Il faudra s’assurer d’en avoir assez pour les deux drafts et le Top 8.

Encore une fois, les listes de deck sont nécessaires. Utiliser une couleur différente pour chaque draft est facultatif, mais c’est une bonne habitude à prendre ; arrangez-vous avec l’équipe Paper pour le placement des panneaux d’affichage et disposez les barrières de sécurité ou tout autre outil de gestion des foules autour de la zone de draft. Il est important que les spectateurs soient tenus à distance durant les drafts, de façon à ce qu’ils n’interfèrent pas.

Coordination de la distribution

Débriefez les membres de votre équipe sur le système que vous voulez adopter pour distribuer le produit. Je déconseille les systèmes de distribution par siège ; faites toujours un tri à l’avance et une distribution du matériel par pod.

C’est une bonne idée d’avoir quelques boosters de réserve au cas où il y ait un quelconque problème avec le tamponnage du produit. Pour le jour deux, vous n’avez besoin de considérer que deux aspects de la distribution du produit. Premièrement, certains pods auront moins de 8 joueurs, donc vous aurez besoin de retirer le produit excédentaire. Deuxièmement, si vous utilisez un système d’étiquettes numérotées, vous aurez besoin de distribuer le produit dans l’ordre approprié (sens horaire). Assurez-vous que le produit est bien surveillé en attendant que les joueurs soient autorisés à s’asseoir pour drafter.

Pour garder le produit à l’abri des mains indiscrètes et pour ne pas perdre trop de temps à attendre pour le distribuer à la dernière minute, je suggère une technique employée par les arbitres italiens. Ce qu’ils font à leur Championnats Nationaux est de préparer le produit pour chaque pod, puis de mettre le produit nécessaire à chaque pod dans une boîte de boosters vide – souvenez-vous que vous aurez plein de boîtes de boosters vides qui traînent depuis le jour Un – et simplement de poser une boîte par table. De cette façon le produit ne peut pas être manipulé sans que la boîte soit ouverte d’une quelconque façon. Puis à la dernière minute le produit peut être distribué dans le pod vite et facilement.

Encore une fois, vous aurez besoin de ramassez les déchets et de distribuer des terrains, et peut-être aussi de préparer quelques land stations.

Procédure de fin de ronde

Pas de changements particuliers à noter par rapport à la procédure utilisée pour le jour Un, l’événement étant d’une taille plus réduite, et est donc plus simple à gérer par rapport à cette tâche. Si votre équipe est proactive vous gagnerez beaucoup de temps ; par exemple, s’il reste dix tables qui jouent encore et 15 minutes dans la ronde, n’attendez pas la fin de la ronde – faites en sorte que ces tables soient couvertes le plus tôt possible.

Conseils génériques

Les procédures décrites jusque-là se réfèrent toujours à « votre équipe », mais il est pertinent de noter l’importance de communiquer et de se coordonner avec les autres Team Leader des équipes Logistique si votre Grand Prix est divisé. Il peut arriver qu’il y ait un « surveillant » de la Logistique pour le tournoi, puis des Team Leaders séparés pour chaque partie. Gardez à l’esprit que l’équipe Logistique est responsable de la façon dont ces tâches seront exécutées, mais quand il faudra en venir au travail concret vous aurez besoin de communiquer avec les autres Team Leaders de façon à avoir des arbitres de leur équipe disponibles pour mettre en œuvre ce que vous avez prévu.

Certaines tâches comme la préparation du produit devront être réalisées conjointement avec les autres équipes Logistique ; pendant que les autres tâches, comme la numérotation des tables, devront être faites séparément pour chaque partie du GP. Identifiez les zones où vous avez besoin de rassembler vos ressources et celles où vous avez besoin de diversifier les opérations et le staff pour gérer plusieurs tâches en même temps. Par exemple, les deck box peuvent être préparées par quelques arbitres et en même temps d’autres arbitres peuvent préparer les listes de deck. Le planning peut avoir une équipe en particulier destinée à « aider la Logistique ». Quand vous avez d’autres équipes pour vous aider, donnez-leur une sous-tâche spécifique et chargez leur Team Leader de coordonner l’exécution de cette tâche.

La clé pour le succès de l’équipe Logistique est un bon flux de communication entre les Team Leaders. Votre interaction avec les autres TLs va déterminer à quel point votre plan sera implémenté efficacement. N’oubliez pas qu’en plus d’avoir ce plan, vous n’avez pas à micro-gérer chaque tâche par vous-même : séparez les efforts, débriefez les arbitres avec les informations pertinentes et surveillez-les pour être sûr que les tâches soient réalisées.

Pour plus d’informations sur la gestion d’une équipe et sur les interactions entre équipes :

Travailler dans l’équipe Paper
Travailler dans l’équipe de deck check

Ceci est une traduction par Loïc Hervier et Sophie Pagès.