Hallo Freunde,

Mein Name ist Max und ich würde heute gerne über das Thema “Organisation einer Area Konferenz” sprechen. Mein Ziel ist es, dich zu motivieren bei der Organisation mitzumachen, sodass die Gesamtzahl der Area Konferenzen in unserer Region steigt.

Das Ziel einer Area Konferenz ist es, sich mit anderen Judges zu treffen und verschiedene Magic- bzw. Judge-relevante Themen zu präsentieren, durchzusprechen, zu diskutieren, zu erklären und dabei gemeinsam Spaß zu haben. Außerdem bieten Konferenzen die perfekte Möglichkeit, sich auch abseits von Turnieren kennenzulernen und als Community enger zusammenzuwachsen.

Hier ein grober Beispielablauf, den ich zum Teil aus dem “Conference organisation template” übernommen habe:

Bevor ihr mit der Organisation startet

Informiert als erstes euren Area Captain (AC) über eure Pläne und stimmt mit ihm das weitere Vorgehen ab. Die ACs für die jeweiligen Areas sind auf dem Blog zu finden

Hier findet ihr eine Liste der Area Captains

8-12 Wochen vor dem Event

Nun ist es an der Zeit euer Team zusammenzustellen. Die optimale Gruppengröße, für die Organisation einer Area Konferenz, ist zwei bis drei Personen. Legt anschließend gemeinsam ein Datum fest und organisiert eine Location für die Konferenz. Dabei ist es optimal, wenn ihr die Turnier- und Veranstaltungstermine wie Prereleases, Gameday, PPTQ oder FNM der LGS im Blick behaltet. Bei der Location ist zu beachten, dass die erwartete Teilnehmerzahl Platz findet. Fragt, ob die Location Tische und Stühle hat und welche Kosten auf euch zu kommen. Eine Mindestteilnehmerzahl für Area Konferenzen gibt es nicht, aber mit weniger als 10 Personen wäre ein Stammtisch vermutlich geeigneter.

Wenn die groben Eckdaten feststehen ist es Zeit, unseren Regional Coordinator (RC) Stefan Ladstätter darüber zu informieren, dass ihr eine Area Konferenz veranstalten möchtet. Besprecht die erwarteten Kosten mit dem RC. Der RC kann euch alle Informationen zu eventuellem Foil Support geben.

Wenn ihr ein JudgeApps Event erstellt habt, ist es Zeit, mit einem Announcement auf den lokalen Kanälen, ordentlich Werbung für die Konferenz zu machen. Über welche Kanäle in eurer Area kommuniziert wird, kann euch der AC sagen, wenn er nicht ohnehin Mitglied des Organisationsteam ist.  Außerdem ist es Zeit, dass ihr Vortragende und Mitwirkende Teilnehmer findet. Dabei empfehlen sich besonders lokale Experten und L3 Judges. Denkt daran mindestens einen L3 Judge einzuladen, der auch einen Vortrag hält. Passende Konferenz Themen könnt ihr am besten mit dem RC besprechen. Arbeitet am besten einen Vorschlag aus und bespricht diesen dann mit dem RC.

5-6 Wochen vor dem Event

Wenn ihr eine Auswahl an Präsentationen, Workshops und falls gewünscht Energysern habt, könnt ihr das Programm für die Konferenz aussuchen. Vermutlich benötigt ihr Equipment, wie einen Projektor, ein Whiteboard, Laptop, Kabel, Presenter und Internetzugang. Falls ihr Interesse an Bildern habt, fragt über JudgeApps, ob jemand eine geeignete Kamera besitzt und motiviert ist Bilder zu machen. Ein weiteres Announcement, dass die Registrierung eröffnet ist hilft, um erneut die Aufmerksamkeit auf die kommende Konferenz zu lenken. Haltet Rücksprache mit den Vortragenden und bestätigt die Themen und Deadlines. Schreibt anschließend eine kurze Zusammenfassung der Vorträge und veröffentlicht diese.

4 Wochen vor dem Event

Jetzt ist es auch schon Zeit für das nächste Announcement, dass die Registrierung eröffnet ist und bald schließt. Erarbeitet eine Liste der lokalen Hotels oder Unterkünfte und postet sie auf JudgeApps. Genauso wie eine Liste der lokalen öffentlichen Verkehrsmittel zur Location und einen Plan für Abendaktivitäten. Markiert die Vortragenden Judges im JudgeApps Event als solche und stimmt mit ihnen den detaillierten Zeitplan der Konferenz ab und veröffentlicht diesen. Bestätigt dem RC die Adresse, wo die Foils hingeschickt werden sollen, falls ihr Support bekommt. Danach ist es erneut Zeit für ein Announcement, dass die Registrierung eröffnet ist und wirklich zeitnah schließt.

2-3 Wochen vor dem Event

Nun wählt ihr jemanden aus, der auf der Konferenz für die Durchführung von L1 Tests verantwortlich ist und jemanden, der für L2 Tests verantwortlich ist. Diese Personen sollten dann Informationen, zu den Judge Test und wie man auf der Konferenz daran teilnehmen kann, veröffentlichen. Eine Konferenz ist eine gute Gelegenheit für Judgelinge sich einen Einblick in die Judge Community zu verschaffen und neue Freunde kennen zu lernen.

Dann sollte noch der Weg mit dem Auto zur Location und die Parkplatzmöglichkeiten ausgearbeitet und gepostet werden. Außerdem können euch um das Mittag- und Abendessen kümmern. Postet diese Infos und sagt den Teilnehmern, dass sie sich jetzt fürs Essen anmelden können. Danach telefoniert ihr mit den Restaurants und platziert eine Reservierung. Sobald ihr die Teilnehmerzahl abschätzen könnt, überprüft die anzunehmende Teilnehmerzahl und ob die Location immer noch groß genug ist. Erstellt den finalen Zeitplan inklusive Pausen, postet diesen auf JudgeApps und druckt ihn für die Konferenz aus. Plant die Durchführung von Feedback und bereitet dafür alles vor. Feedback ist ein wichtiges Thema. Auf einer Konferenz, mit geringer Teilnehmerzahl, ist eine gute Möglichkeit für Feedback, dass nach jedem Vortrag eine kleine Feedbackrunde eingeplant wird. Eine andere Möglichkeit wäre, dass im Announcement darauf hingewiesen wird, dass Feedback über die Review Funktion, auf JudgeApps gegeben werden kann. Für größere Konferenzen ist es sinnvoll, dafür Feedback Formulare zu drucken und ein Tablet mit dem Feedback Formular bereit zu legen.

1 Woche vor dem Event

Ihr solltet nun die Teilnehmer daran erinnern abzusagen, wenn sie nicht kommen können und fragt beim RC nach, ob die Foils bereits unterwegs sind. Sammelt die aktuellen Präsentationen der Vortragenden ein und gebt den Vortragenden Feedback zu ihren Präsentationen. Hierfür kann man auch ein Quality-Team einsetzen, bei dem jedem Vortragenden ein Partner zugewiesen wird, der sich die Präsentation vorher anguckt und Feedback gibt. Es ist empfehlenswert, auf der Konferenz für kleine Snacks zu sorgen. Bei unserer Area Konferenz haben wir haben Süßigkeiten und geschmierte Brote nach “Flippi-Art” aufgetischt. Falls ihr das auch möchtet, wäre es jetzt Zeit für eine Einkaufsliste und die Organisation von Tellern und Besteck. Sorgt dafür, dass bei der Konferenz ausreichend Getränke vorhanden sind oder dass die Teilnehmer wissen, dass sie diese selber mitbringen müssen.

Am Tag vor dem Event

Besichtigt die Location und bereitet vor Ort alles vor. Ihr sammelt die finalen Präsentationen der Vortragenden ein und prüft, ob diese auf dem Konferenz Laptop einwandfrei dargestellt werden und ob der Projektor und das Internet funktionieren.

Dann folgt der große Tag der Konferenz

Hier beispielhaft an der 2.Area Konferenz BRD Nord-West mit 25 Teilnehmern. Neben Ivan (L3) und Christian (L3), waren auch ALLE L2 aus der Area anwesend.

Nach der „Begrüßung“ durch Markus Dietrich um 10.15 Uhr und seinem Statement zur „Lage der Area“, hat Ivan P. einen Vortrag über „Feedback“ mit Schwerpunkt auf „Asking Questions“ in English gehalten. Anschließend hat Benjamin B. mit „Bribery“ klar dargestellt, was Spieler dürfen und was nicht. Nach Markus D. „L1-Ausbildung und deren Rolle in der Community“ ging es gemeinsam zum Mittagessen. Wohl genährt hat Christian G. und mit dem Thema „Slow Play“ erklärt wie man dieses erkennt und wie man angemessen handelt. Nach meinem (Max Tiedemann) Vortrag über „gefälschte Karten und den Umgang mit ihnen“ hat Ralph G. den „Random Situation Generator“ geleitet, in dem mal wieder sehr interessante Situationen gelöst wurden. Nach der Abschlussrede haben wir, pünktlich um 18.00 Uhr, die Konferenz beendet. Nach einer weiteren Stunde Smalltalk, sind wir zu fünft noch etwas Essen gegangen und haben gegen 22 Uhr den Heimweg angetreten.

Der Tagesablauf war flüssig, auch wenn durch kleinere Überziehungen die Pausen ab und zu ein wenig gekürzt wurden. Die Vorträge waren, meiner Meinung, nach alle interessant und relevant. Das bisherige mündliche Feedback war positiv.

Die Fotos zur Konferenz könnt ihr euch hier ansehen.

Bis spätestens 1 Monat nach der Konferenz

Ihr solltet nun spätestens den offizielle Report an den RC schreiben und das Feedback an Vortragende weitergeben. Außerdem ist es sinnvoll, die Seminare auf JudgeApps hoch zu laden und ein Debriefing im Organisationsteam durchzuführen. Was lief gut, was kann optimiert werden?

Das ist der grobe Ablauf von Anfang bis Ende. Falls ihr Fragen habt, etwas hinzufügen möchtet oder ihr Unterstützung bei der Organisation benötigt, zögert nicht mich, euren AC oder unseren RC zu kontaktieren.

Zahlen aus der DEATCH Region von 2016/2017

2016 fand, neben der gesamtdeutschen Konferenz in Dresden am 15.+16.10.2016 mit 85 Teilnehmer/in, eine Area Konferenz in Hamburg, BRD Nord am 18.06.2016 mit 19 Teilnehmer/in statt.

2017 gab es, neben der gesamtdeutschen Konferenz am 07.+08.10.2017 in Nürnberg mit 90 Teilnehmer/in, auch noch folgende 6 Area Konferenzen:

Österreich 07.01.2017 Wien mit 18 Teilnehmer/in

SaarLorLux 21.01.2017 Saarlouis mit 39 Teilnehmer/in

Nord Ost 26.03.2017 Berlin/Friedrichshain mit 18 Teilnehmer/in

Rhein-Main-Mosel 28.04.2017 Frankfurt mit 50 Teilnehmer/in

Schweiz 20.08.2017 Bern mit 30 Teilnehmer/in