Cet article est une ressource pour aider les arbitres à se préparer à faire face à leur premier PPTQ en tant que Head-Judge. Il les aidera à comprendre comment s’occuper d’une équipe de plusieurs arbitres et identifiera les questions qu’ils n’ont jamais eu à se poser auparavant.

En premier lieu, nous allons aborder tout ce que vous avez besoin de gérer avant le début du tournoi, en partant du moment où vous avez été sélectionné en tant que HJ, quelques semaines avant le jour du tournoi dans le meilleur des cas. Puis nous allons parler des tâches du HJ pendant et après l’évènement. Si ces tâches sont effectuées de votre mieux, vous n’aurez à vous inquiéter que de peu de choses une fois le tournoi commencé !

 

L’organisateur de tournoi

L’organisateur de tournoi (TO) est la personne qui homologue l’évènement et probablement celle qui vous a choisi comme HJ. Il y a quelques petites choses que vous devez définir avec lui au tout début. Tout d’abord, il est important d’avoir une estimation du nombre de joueurs présents à l’évènement, car ce nombre sera la base de plusieurs de vos choix.

À vous appuyant sur le nombre attendu de joueurs, vous aurez peut-être besoin d’autres arbitres dans votre staff. Habituellement, un arbitre pour 40 joueurs est conseillé. Vous pouvez décider de changer ce taux si vous allez être confronté à des conditions particulièrement défavorables, comme des tables éparpillées dans différentes salles, voire différents étages, ou s’il y a des évènements en parallèle où beaucoup de joueurs sont attendus, ou des joueurs avec des besoins spécifiques. Vous pouvez convenir avec l’organisateur d’un arbitre supplémentaire, pour gérer un GPT qui se déroulerait dans une salle annexe. Si la prévision risque d’être très différente de la réalité, ou si le nombre attendu est proche d’un multiple de 40, vous pouvez enrôler un arbitre en stand-by.

Vous devez aussi discuter avec l’organisateur de quelle va être votre compensation et celle des éventuels arbitres de salle. Il est préférable de s’entendre sur cela aussi tôt que possible pour éviter des mauvaises compréhensions. Décidez d’abord si vous préférez une compensation basée sur le nombre de joueurs, ou bien fixe, et si vous voulez inclure la nourriture et les boissons, les frais de transports, etc… Si vous avez le moindre doute, demandez conseils auprès d’arbitres plus expérimentés dans votre zone. Ne travaillez pas gratuitement !

Il est sage de rappeler au TO ce qu’il doit fournir pour le tournoi, spécialement dans le cas où il fait face à son premier tournoi de cette taille.

En particulier, le TO doit fournir :

• Un PC (Windows 7 recommandé) avec la dernière version de WER correctement installée, potentiellement connecté à Internet*.
• Un ordinateur avec WER, une connexion internet avec des câbles et des adaptateurs.
• Une imprimante avec les bons câbles, du papier, de l’encre, et des cartouches de secours.
• Un coupe-papier, du ruban adhésif, des ciseaux, et des marqueurs.
• Des listes d’enregistrement de Deck et des stylos pour que les joueurs écrivent leur liste de jeu.
• Des cartes DCI temporaires**.
• Des tables, chaises et numéros de tables.
• Un projecteur/chronomètre ou écran pour afficher le temps restant.
• Un système audio avec un micro pour les annonces aux joueurs.
• Des poubelles.

De plus, si le tournoi est en scellé, le TO doit apporter :

• Assez de produit pour les joueurs.
• Des listes vierges.
• Des élastiques pour le produit et les listes, et plus tard pour l’échange des paquets.
• Des terrains de base.

Finalement, le TO est celui qui décide du lieu et du format du tournoi. Renseignez-vous sur le lieu, notamment à propos des limitations de capacité. Va-t-il être réparti sur plusieurs pièces ? Le TO y a-t-il déjà organisé des tournois et quelle en a été l’expérience ? Demandez s’il y a des évènements organisés en parallèle et si votre équipe les couvre. Est-ce que le TO préfère une pause déjeuner / dîner ? Quelle nourriture est disponible sur place pour les joueurs ? Quelles sont les options alimentaires pour les arbitres ?

* WER est souvent sous-optimal sans connexion internet. Les détails et les solutions alternatives peuvent être trouvés sur ce lien.

** Désormais la procédure d’inscription à la DCI devrait se faire en ligne. Si un joueur veut s’inscrire pour le tournoi et n’a pas de numéro DCI, le TO devrait lui montrer la procédure d’inscription. Dans le cas improbable où une connexion internet n’est pas disponible, une carte DCI temporaire pourra être utilisée.

 

L’équipe

Avec les réponses du TO comme point de départ, vous décidez de la taille de l’équipe et du nombre d’arbitres en stand-by. Ensuite, préparez une annonce de candidatures pour trouver votre équipe. Incluez dans votre annonce :

• La compensation.
• Le lieu et l’heure.
• Le format du tournoi.
• La limite de temps pour postuler.

Rappelez aux candidats de spécifier tous les besoins spéciaux dans leur candidature. Vous devriez utiliser Judge Apps pour faire de la publicité à votre annonce de recrutement.

Une fois la limite de temps passée, choisissez votre équipe parmi les candidats et communiquez votre sélection le plus tôt possible. Selon la taille de votre équipe, vous pouvez aussi assigner des rôles spécifiques aux différents arbitres, comme HJ remplaçant, scorekeeper, ou chef d’équipe qui serait responsable de la logistique, des listes, des deck-checks, des papiers, etc.

Quelques jours avant le tournoi, envoyez un bref mail à votre équipe pour leur rappeler les détails de l’évènement comme le lieu, l’heure d’arrivée, l’heure estimée de fin, le matériel requis, un numéro de téléphone d’urgence, et les tâches spécifiques assignées.

 

La logistique

Si vous pouvez, visitez le lieu avant le tournoi pour vous faire une idée personnelle de la situation et estimer votre temps de trajet pour ce jour. Soyez sûr que les trains ou les routes seront disponibles ce jour-là pour ne pas être retardé.

Essayez d’identifier les endroits problématiques du site (ex : partie non couverte en cas de pluie ou de soleil direct, chaises inconfortables, etc…) qu’il vaudrait mieux éviter ou utiliser seulement si nécessaire. Essayez d’imaginer aussi où implanter la zone d’inscription et la table de résultats (scorekeeping), près d’une source de courant, ainsi qu’une zone pour les arbitres, afin de rassembler les listes et d’effectuer des deck-checks.

Planifier votre évènement le mieux possible augmentera vos chances de réussite et la satisfaction de tous les participants. “Tout ce qui peut être fait avant le tournoi doit être fait avant le tournoi !” (Khanh Le Thien)

 

Le matin du tournoi

La première chose à faire en arrivant sur les lieux est de confirmer la présence du matériel et des moyens logistiques dont nous avons parlé plus haut. Le TO doit avoir fourni tout cela, mais le vérifier prend réellement peu de temps et peut vous sauver de mauvaises surprises et vous donner du temps pour un plan B.

Les préoccupations logistiques (que vous pouvez avoir déléguées, au moins en partie) que vous vérifiez doivent inclure :

• Un endroit approprié pour l’inscription des joueurs.
• Une table de score, où il y a un PC avec WER et où vous récupèrerez les résultats.
• Une table d’arbitrage où vous pourrez rassembler et vérifier les listes, les stocker et faire des deck-checks.
• Des endroits pour afficher les appariements, visibles et faciles d’accès (ex : sans tables autour). Pensez au nombre de copies des appariements que vous voulez afficher et si vous voulez découper ceux-ci par rang alphabétique. S’il y a une zone fumeurs en dehors, vous voudrez peut-être afficher une copie des appariements là aussi.
• Des tables numérotées, qui suivent potentiellement un ordre logique pour faciliter les recherches et pour distribuer les papiers pour les résultats (ex : en serpent).

 

L’enregistrement des joueurs

Enfin, le contact direct avec les joueurs commence ! Il se peut que vous vouliez garder ces objets-ci près de votre table d’inscription :

• Du papier et des stylos pour les joueurs sans liste, si le tournoi est en construit.
• Des cartes DCI temporaires pour les nouveaux joueurs, si vous n’avez pas internet pour effectuer la procédure d’inscription en ligne.

Sur la base du nombre de joueurs qui vont s’inscrire, vous pourriez avoir besoin de :

• Assigner quelqu’un pour le contrôle de la foule (i.e. garder une file d’attente ordonnée, diriger les joueurs ayant besoin de s’inscrire, ne pas bloquer le passage).
• Placer des panneaux le long de la file d’attente qui indiquent « si vous vous êtes pré-inscrit, préparez X euros et votre nom. Si vous ne vous êtes pas pré-inscrit, préparez Y euros et votre numéro DCI.”
• Rappeler au joueur de remplir une liste de deck si le tournoi est en construit.

Assurez-vous que les arbitres ont de l’eau à disposition et un emploi du temps des repas et des pauses si vous n’avez pas déjà délégué cette tâche et s’il n’y a pas de pause repas dans le tournoi lui-même.

Enfin, avant que le tournoi commence, il serait bon de faire un rapide briefing avec les arbitres de votre équipe. Évitez de trop parler car nous sommes dans une phase critique pour le tournoi où le temps représente la ressource la plus coûteuse. Rappelez à votre équipe :

• Qu’il doivent faire confirmer les Game Loss et les retours en arrière avec le HJ (sauf pour Tardiness et D/DLP).
• Qu’ils ne doivent pas hésiter à demander s’ils ont besoin d’aide.
• Qu’ils ne doivent pas être des héros, et n’hésitent pas à demander une pause si nécessaire. Nous avons besoin d’eux en forme !

Vous devriez demander les n° DCI de votre équipe ou les prendre sur Judge Apps pour les saisir dans WER avant le début du tournoi. Cela permet au scorekeeper d’attribuer les sanctions aux arbitres qui les donnent.

 

Rassemblement des joueurs et annonces

Vous vous occuperez des listes pendant le rassemblement des joueurs pour le construit. Si le tournoi est en construit, plusieurs stratégies sont possibles :

• Faites asseoir les joueurs par ordre alphabétique (“seating by name”) pour les annonces de début de tournoi, et récupérez les listes à ce moment-là. Elles seront déjà classées mais cela causera un petit retard, vu que les joueurs devront se relever et s’asseoir de nouveau pour les appariements de la ronde 1.
• Laissez les joueurs s’asseoir directement au début de la ronde 1 et triez les listes par ordre alphabétique. De ce fait, vous n’utiliserez que du temps d’arbitre à la place.
• Laissez les joueurs s’asseoir directement au début de la ronde 1 et gardez les listes triées par tables. Dans ce cas, vous allez avoir besoin d’une liste des joueurs (ex : les appariements de la ronde 1 imprimés par ordre alphabétique) pour vous permettre de trouver les listes dans les rondes suivantes.

Si le tournoi est en limité, les joueurs vont finir leur deck à différents moments et vous choisirez soit de leur faire apporter leur liste à un endroit pour les collecter, soit de faire directement collecter les listes par les arbitres.

Une fois les appariements ou les placements affichés, et les joueurs assis, il est temps pour vos annonces de début de tournoi.

Il est toujours bon de préparer un brouillon de vos annonces de début de tournoi. Les contenus peuvent en être différents selon si le tournoi est en limité ou en construit. En particulier, quel que soit le format, le discours devrait mentionner :

• Le nom du HJ et des autres membres de l’équipe.
• Le nombre de joueurs, le nombre et la durée des rondes, et l’annonce des phases éliminatoires*.
• La politique quant au retard des joueurs (0-10 minutes).
• Où apporter les feuilles de résultat.
• Le niveau d’application des règles (ex : REL Compétitif), les détails sur les listes de jeu (ne pas oublier le nom, prénom, numéro DCI, numéro de table de la première ronde si vous triez les listes par tables), et les indications quant au ramassage des listes.
• Présence ou absence d’une pause repas, et où trouver à manger.
• Quand et comment appeler un arbitre, ex : “Si vous avez besoin d’un arbitre, levez votre main et criez ARBITRE. OK, voyons comment vous le faites et essayons tous ensemble : 3,2,1 … ARBITRE !”.
• Les récents changements importants aux règles et aux règlements, notamment le règlement sur la révélation des mues en fin de partie si le tournoi se joue dans le bloc KTK.
• “Amusez-vous !”

Si le tournoi est en scellé, votre discours devrait inclure également :

• De vérifier si tous les joueurs ont reçu le produit.
• Les instructions sur comment lister un paquet de cartes, comme : “D’abord renseignez votre nom, prénom et numéro DCI dans la case ‘Joueur vérifiant le deck’. Maintenant vous pouvez trier les cartes par couleur et ordre alphabétique. Notez les cartes dans la colonne ‘Total’. Notez aussi les terrains de base premium. A la fin vous devriez avoir listé 84 cartes. Vous avez 20 minutes pour lister. Quand vous avez fini restez assis !”
• Les instructions pour l’échange (au moment de l’échange), telles que : “rassemblez les cartes en un paquet, entourez-les avec la liste et attachez-les avec l’élastique. SVP, passez le tout à votre…”.
• Les instructions pour la construction, par exemple “Commencez par écrire votre nom, votre prénom et votre numéro DCI dans le cadre “Joueur utilisant le deck”, puis notez votre numéro de table sur la liste. Marquez les cartes que vous jouerez dans la colonne “Jouée” et rappelez-vous de lister aussi les terrains de base !! Vous avez 30 minutes pour noter tout votre deck. Quand vous aurez terminé, merci d’apporter la liste à…”.

*Les détails à propos de l’évènement, comme le nombre de rondes suisses, les phases élminatoires et la durée des rondes devraient correspondre à la fiche d’évènement des PPTQ.

La pratique, l’expérience et cet article vous aideront certainement à améliorer votre discours et à le rendre plus accrocheur.

 

Ronde 1

Vous devriez vérifier que vous avez toutes les listes le plus vite possible, tandis que le comptage des listes peut être fait avec une plus petite priorité (ex : en construit, au moins 60 cartes main deck, et au plus 15 cartes dans le sideboard, au format légal, clairement identifiables, etc).

Personnellement, je trouve utile d’avoir auprès du scorekeeper une liste de tous les problèmes ayant donné lieu à des extensions de temps à chaque ronde. Cette liste aide le HJ à assigner des arbitres aux tables avec des extensions de temps pour assurer un bon rythme de jeu et que ces tables aient leurs extensions de temps.

Enfin, vous pourriez vouloir aménager un tableau de contrôle pour prendre note, à chaque ronde, des heures d’affichage des appariements, du début de ronde, du nombre de deck-check effectués et du nombre d’abandons.** Ce tableau est utile pour vérifier l’efficacité des différents membres de votre équipe. De plus, après le tournoi, il sera utile pour analyser vos performances et pour écrire votre rapport.

**Remerciements spéciaux à Antonio José Rodríguez Jiménez pour l’inspiration !

 

Pendant le tournoi

Il y a des tâches que vous devriez effectuer pendant chaque ronde. En particulier, au début de chaque ronde, penser à mettre en route le chronomètre et à sauvegarder le tournoi dans WER. Pendant la ronde, assurez-vous que l’espace de jeu est couvert par les arbitres et que les deck-check nécessaires sont effectués.

Chaque fois que cela est possible, tâchez de prendre des notes sur ce que vous observez, pour votre compte-rendu de tournoi, avant de les oublier.

Si vous avez planifié des certifications d’arbitres pour la journée, le meilleur planning est de faire passer les examens écrits durant les dernières rondes, qui sont habituellement moins stressantes. L’entretien oral de debriefing peut se faire pendant les phases finales ou après l’évènement.

 

Après le tournoi

A la fin du tournoi, pensez à remercier votre équipe. Sans leur aide, gérer le tournoi n’aurait pas été possible ! De plus, vous pouvez vouloir allouer du temps avant le Top 8 pour discuter avec votre équipe ou des arbitres spécifiques de situations précises ou pour échanger conseils, retours et impressions. Ce sont des moments très éducatifs et réellement importants aussi bien pour vous que pour votre équipe !

Une fois le tournoi terminé, il reste encore quelques petites tâches à accomplir :

• Ecrire un rapport de tournoi. Vous pouvez vous référer à cet article pour plus de détails sur cette tâche.
• Rentrer les résultats d’examens et les reviews correspondantes.
• Ecrire des reviews sur les autres arbitres que vous avez observés pendant le tournoi.

 

Conclusions

Vous remarquerez que la plupart du travail est fait soit avant que le tournoi ne commence, soit pendant la ronde 1. Si vous réussissez à réaliser vos tâches pendant cette phase, votre tournoi devrait se dérouler plus facilement et devrait vous laisser du temps et de l’attention pour les matchs et les appels des joueurs. C’est pourquoi il est très important que vous preniez les meilleures précautions dans les premières phases et d’y allouer tout le temps et l’attention nécessaires.

Pour finir, bonne chance pour votre premier PPTQ !!!

Ceci est une traduction de Stéphane Thirard.