He estado involucrada en selecciones para GP durante algún tiempo en mi rol como coordinador regional. En diciembre de 2014, Jürgen Baert estaba hablando conmigo sobre el GP Utrecht de 2015. Él me dijo algo como “Vamos a necesitar un supervisor de jueces para ese GP. A propósito , eres tú”. Como supervisor de jueces para el organizador de torneos de Grand Prix tournamentcenter.eu, voy a compartir el procedimiento de selección de jueces de Grand Prix con intenso detalle.

Voy a explicar mi proceso para seleccionar jueces. Otros supervisores de jueces pueden tener un procedimiento diferente y preferencias diferentes , así que desafortunadamente no puedo darte los secretos para ser aceptado cada vez. Te diré algunas de las cosas que busco en aplicaciones, y algunas cosas que querrás evitar.

The Call (La llamada) (El subtítulo que es también el título de una canción de Backstreet Boys)

El procedimiento comienza con una llamada a los jueces publicada en JudgeApps. Antes de publicarla, el organizador de torneo necesita confirmar las compensaciones y otros detalles que pueden haber cambiado desde el último GP que hicimos. También prefiero conocer el número total de jueces que vamos a aceptar en este punto si es posible, aunque no es del todo necesario.

Mi preferencia es publicar la llamada a los jueces aproximadamente 16 o 17 semanas antes del GP. Con una ventana de aplicación de 3 semanas, tendremos 2 semanas para procesar las resultados y podemos publicarlos alrededor de 11 semanas antes del evento. Esto da tiempo a todos para reservar su viaje. No me gusta comenzar demasiado pronto porque algunas personas aún no pueden conocer su disponibilidad. Esto puede ser un problema para eventos a primeros del año porque no todo el mundo puede saber aún sus horarios. Naturalmente, las cosas no salen siempre de acuerdo al plan y algunas veces la llamada a los jueces o los resultados se retrasan.

Si no has aplicado a ningún evento de tournamentcenter, aquí tenemos una captura de una solicitud para el GP Praga:

Las preguntas de la solicitud con suerte me darán respuestas inequívocas sobre la disponibilidad del aplicante.

Una vez el evento es publicado, lo comparto en los forums adecuados (Facebook etc.). Después me pego a la pantalla del ordenador y refresco la pagina de aplicaciones hasta que la primera solicitud aparece. Sí, de verdad hago esto.

Mientras la ventana de solicitudes está abierta, miro las solicitudes múltiples veces cada día y reviso las cartas de presentación. Cuanto antes apliques, es más probable que lea con más calma tu carta de presentación. Las cartas de presentación son importantes para las decisiones finales sobre solicitantes, así que discutiré cómo mejorar vuestra carta de presentación al final de este artículo.

¡Rápido! ¡A la lista del RC!

Una vez la ventana de solicitud termina, pido a los coordinadores regionales que opinen sobre las solicitudes. Suelo pedirles que usen el siguiente sistema de puntuación:

1 – Prioridad alta. Un juez cualificado y sobre todo meritorio (por ejemplo, un candidato a L3 citado a una entrevista con el Panel durante este evento).

2 – Prioridad standard. Un buen juez con las aptitudes adecuadas.

3 – Prioridad baja. Un juez que es inexperto o tiene problemas de desempeño, O un juez que tiene las aptitudes adecuadas pero ha tenido oportunidades recientes y hay otros que puntúan más alto esta vez.

4 – No seleccionar. Un juez que no ha tenido las aptitudes adecuadas para este evento o un juez con serios problemas de comportamiento o desempeño.

Además de las puntuaciones, pido por comentarios que expliquen esa puntuación. Me gusta conocer porque alguien es un 1 o un 3, especialmente si es sobre un juez que no conozco bien. Algunos coordinadores regionales piden ayuda a sus L3 subordinados. Conseguir los comentarios tarda alrededor de una semana. ¡Después de eso, la diversión de verdad comienza!

Dándole la vuelta a todo para diversión y provecho.

Esta parte puede no ser muy interesante a menos que también trabajes en la selección de personal de eventos.

Una vez que los comentarios están, exporto las solicitudes en una hoja de cálculo. La hoja de cálculo incluye mucha información que no necesito en este punto, así que escondo esas columnas primero. Después añado una columna para las puntuaciones de los RC, una columna para cada día del evento,y una columna para el respaldo adicional (como el respaldo especialista). También habilito los filtros así puedo ver solo los L3s, solo a la gente que está disponible para “los tres días”, solo para la gente que he seleccionado para el sábado, etc.

Después reviso los comentarios de los RC y pongo sus puntuaciones en la columna apropiada.
A continuación hago un primer borrador: Ordeno la lista por las puntuaciones de los RC y selecciono todos los candidatos de “rango 1” y los jueces con los que hemos tenido experiencias positivas en el pasado. Después selecciono la mayoría de los jueces de rango 2, y al final añado los rangos 3 con los que me gustaría contar a ser posible, normalmente gente que es muy buena, pero que han tenido oportunidades recientes.

En este punto, debería saber cuantos L2 y L3 quiere el TO para cada día. El método de arriba normalmente me da un 25% más de los que puedo seleccionar, por tanto, es hora de empezar a tomar algunas decisiones.

Normalmente hago algunas tablas dinámicas en este punto. (si no sabes lo que es, Google es tu amigo). Hago una que me indica el número de jueces seleccionados por región, una que muestra jueces seleccionados por nivel y una para cada día del evento que muestra cuántos jueces están asignados a ese día. Esto me ayuda a hacer un seguimiento de cuantas plazas tengo disponibles.

Friday I’m in love (Viernes estoy enamorado) (el subtítulo que es un título de una canción de The Cure)

Hubo un tiempo en el que la selección del personal para el viernes se dejaba para el final, pero ahora suelo empezar por ahí. Primero, miro que L3 están disponibles para trabajar el viernes. Cuando sólo asignaba personal para los GPs escandinavos, la decisión solía ser fácil porque pocos L3 querían viajar ahí tan pronto como para poder arbitrar los Trials. Por tanto, cogía 4 personas que estuvieran disponibles y me contentaba con eso. Para eventos en otra parte del continente, normalmente tengo más donde elegir. Elijo primero los líderes de eventos públicos. Para este rol, necesitas jueces más experimentados con buenas habilidades logísticas y de liderazgo. Después miro quien está disponible y seleccionó los tres días. Suelo coger algunos de ellos. Después termino de asignar el resto de las plazas del viernes con L3 que creo que van a formar un buen equipo, y los asigno por turnos basándose en la disponibilidad.

Después relleno las plazas de L3 para el sábado y domingo. Si alguien seleccionó solo “los tres días” y no los he seleccionado ya, en este punto probablemente estén descartados. Rechazar L3s siempre se siente mal, pero la verdad es que no todos los L3 tiene las mismas habilidades. A veces es solo cuestión de no tener presupuesto para el viaje o el no haber obtenido el patrocinio que han solicitado. A veces las habilidades para los eventos solucionan el desempate. Los comentarios de los RC no suelen ser útiles aquí, porque en algunas regiones los L3 ayudan con las puntuaciones y por tanto los L3 no suelen obtener puntuaciones de baja prioridad. Así que tenemos que confiar en valoraciones internas de eventos previos.

Yendo a los L2, vuelvo a empezar con las plazas para el viernes. Ahora hacemos 4 turnos diferentes los viernes, y quiero que la gente sea capaz de reservar sus viajes en consecuencia. Aquí quiero estar segura de que tenemos suficientes hablantes del idioma local disponibles. La disponibilidad para los turnos es un factor. Si aterrizas a las 16:00, probablemente no te seleccionaremos para el viernes. La flexibilidad aumenta tus posibilidades.

Ahora tengo un tercio del personal que necesito. Es hora de echar un vistazo detallado a esos jueces de rango 2. Normalmente miro una región cada vez y uso los comentarios de los RC, cartas de presentación, y experiencia personal para decidir a quién seleccionar.

Durante el proceso, sigo remitiendome a mis queridas tablas dinámicas. Si tengo 160 solicitudes y 60 plazas, eso quiere decir que sobre el 37% será aceptado. Intento mantenerme cerca de ese porcentaje también para cada región. Las regiones con muy pocas solicitudes tendrán un mayor ratio de aceptación, así como también las regiones con muchas solicitudes de L3.

Reajuste

Cuando estoy cerca de los números que necesito, soluciono el respaldo de viaje. Algunos de ellos ya han sido asignados a gente que aplicó solo para el viaje. Asigno el resto dando prioridad a la gente que tiene un viaje más largo. Para Barcelona, el respaldo de viaje terminó siendo muy equitativo entre regiones. Hemos hablado de ajustar el sistema, a lo mejor teniendo diferentes respaldos de viaje. Está destinado a ayudar a cubrir gastos de viaje, no a un beneficio extra.

Ya que necesito algo menos de personal para el domingo, comparado con el sábado, Necesito elegir algunas personas para trabajar solo el viernes y el sábado. Esto puede causar pequeños ajustes si me olvido de esta parte antes y selecciono solo gente que ha marcado “los tres días” para el viernes.

Todo esto normalmente me lleva una tarde o dos. Cuando he rellenado todas las plazas, suelo dejar la comprobación final para otra tarde: asegurarme de que tengo el número de personas que necesito para cada día, que no he seleccionado personas para turnos que no pueden cubrir, y que he asignado el número adecuado de respaldos.
Después de haber rellenado todas las plazas confirmadas, todavía tengo que seleccionar standbys para cada día. Elijo jueces locales primero, y puedo incluir algunos L1 si el RC ha dejado un comentario positivo. Después elijo standbys de regiones vecinas. Para Barcelona ofrecimos standbys a casi cualquier L2 que estaba disponible y no había sido seleccionado ya. También ofrezco standbys para el viernes o el domingo a algunos de los jueces confirmados.

Finalmente importo la selección al JudgeApps y doy a los RCs un par de días para comentar. Después de eso doy al botón de publicar en JudgeApps y publico la lista de turnos en el foro del evento. Esta lista incluye que días trabajan o hacen de standby todos, y también los turnos del viernes, porque la gente necesita saberlo antes de reservar sus viajes.

A Cubierto

Vale, ¿pero cómo decido finalmente a quién elegir? Como he mencionado antes, el resultado es una combinación de los comentarios del RC, las cartas de presentación y la experiencia personal y tu disponibilidad.

Los comentarios del RC, la información acerca de tu experiencia y habilidades en estos eventos, tu actitud y tu servicio al cliente son más importantes que tu involucración en proyectos regionales, por ejemplo. Por supuesto hay veces que seleccionamos jueces basados en las contribuciones al programa, pero las necesidades del evento están en primer lugar. Los comentarios detallados siempre son mejores que simplemente hacer un ranking.

Ahora hablemos acerca de la parte que directamente te ha influido.

Cuando hablamos de cartas de presentación, hay gente (muy poca) que envían su carta de presentación “vacía”. Sin embargo, la mayoría de la gente podría escribir algo.

Me gustan las cartas de presentación cortas. Quiero saber por qué quieres trabajar en el evento y qué nos puedes ofrecer. Si no nos hemos conocido antes, algunas palabras acerca de tu experiencia bastarán. Pero no hay necesidad de listar todos los eventos que has hecho últimamente – probablemente yo los vea en tu perfil de JudgeAPPs. Tu información de contacto, nivel y DCI también están automáticamente añadidos una vez solicitas el evento, así que no tienes que emplear tiempo poniéndolos en la carta de presentación. Las aplicaciones a nuestros eventos incluyen preguntas acerca de tu disponibilidad y restricciones (como “necesito una respuesta temprana porque vivo en la Antártida y los vuelos son caros”), pero en general es una buena idea poner la información importante que no quieras que me pierda al comienzo de la carta de presentación.

Me gustaría enseñarte un ejemplo de carta de presentación que me gusta en especial.

Lo importante de esta carta de presentación es que no solo me dice que el juez está motivado (explica todas las cosas que le gustaría hacer), si no que también me dice por qué sería una buena elección en concreto para este evento. Por estas razones, está demostrando entusiasmo y flexibilidad.

También ten en cuenta la longitud del texto. Si es demasiado extenso, no puedo ver la respuesta del solicitante a las preguntas sin tener que hacer scroll hacia abajo. Me gustaría evitar ésto para leer las respuesta, así que no escribas una gran parrafada.

Por supuesto, otros factores pueden hacer que un juez no sea aceptado. Pero aun así, es una buena carta de presentación.
Entiendo que los jueces de habla inglesa no nativa en particular reutilicen sus cartas de presentación. No hay problema con esto y no se usará en tu contra. Solo asegúrate de que te refieras al evento correcto en tu carta.

No hay un único formato: solo se breve y pon la información relevante.
Y no te preocupes acerca de si es demasiado porque ese no es el único factor que importa.

¿Pero qué más importa?

La experiencia importa. En la mayoría de los casos, no seleccionamos demasiados L2 nuevos porque la mayoría de éstos no tienen suficiente experiencia en NIR Competitivo. Es cierto que en algunos lugares del mundo la experiencia no es fácil de obtener, por lo que no me opongo a la idea de tener varias plazas de “entrenamiento”. En la mayoría de casos, un nuevo L2 es declinado. Está bien aplicar aunque seas nuevo, solo estáte preparado para no ser aceptado al primer intento.

Cuando estés esperando a ser aceptado en tu primer GP, sigue trabajando en los eventos locales de gran participación que puedas encontrar. Si puedes trabajar con gente que ya ha estado en GPs, pídeles que te enseñen cosas que hayan aprendido allí.

La flexibilidad ayuda. Es entendible que ser seleccionado los tres días hace el viaje más asequible, pero las plazas de tres días son limitadas.

Cuando te acepten, esfuérzate al máximo. Preséntate a tiempo, ten tu uniforme impoluto, asegúrate de descansar entre tus turnos, toma descansos cuando se te ofrecen. Pregunta las cosas que no entiendas y pide ayuda si la necesitas.

¿Qué ocurre si eres un juez experimentado y de pronto has sido declinado en el evento? Empieza hablando con tu RC. Puede que hayas sido pasado por alto porque hay otras prioridades a nivel regional.La mayoría de las veces, cuando alguien pregunta “¿por qué no he sido aceptado?”, la respuesta es “tu RC te dio prioridad baja”. En el resto de casos, puede que se haya recibido feedback negativo de ti en un evento reciente. Esto no significa que estés en el banquillo para siempre. En estos casos intentaré de encontrar al juez que te dio el feedback, porque no es justo declinar la aplicación de alguien por un problema que no conozco.

Terminando

Por último, algunas palabras acerca de un evento muy especial que solicitaba este artículo. El proceso que describo no tiene mucho que ver con lo sucedido en Utretch 2015. La ventana de aplicación se abrió significativamente antes y aceptamos jueces en varias oleadas. La razón por esto es porque desconocíamos el número de jueces que necesitaríamos ya que estábamos compitiendo en la misma fecha con otros dos grandes GPs.Necesitábamos asegurarnos los roles clave en primer lugar, pero tampoco podíamos obviar a la gente que no podía aplicar en enero para un evento de mayo. La comunicación acerca de cuál fue la ola “principal” del evento no fue la mejor, pero era la primera vez que hacíamos algo como ésto. Aprendí mucho de ésto, y continúo aprendiendo de cada GP que realizo. El proceso de selección en GPs va evolucionando, y espero que con este artículo puedas entender un poco el funcionamiento del mismo. ¡Gracias por la lectura!