¿Alguna vez has saltado de un avión sin paracaídas?
Igual de desastroso sería tratar de correr un torneo de más de 1000 personas sin un buen equipo de logística. Considéralos no como el paracaídas, sino como la preparación previa al evento que te permite realizar un buen salto y saber cuándo hacer qué (como abrir el paracaídas a tiempo). Lo más importante va a ser siempre la comunicación, especialmente previa al evento con el juez principal, el organizador del torneo y los demás líderes de equipo. Si bien esto es importante para el líder del equipo de logística y no tanto para los integrantes, es la única forma de poder anticipar posibles fallas en el plan y tener una ejecución fluida.

Existen algunas preguntas que en circunstancias óptimas, tendrán respuesta previo al inicio del evento para evitar inconvenientes:

• ¿Cuál será la distribución de mesas y sillas en el salón para el evento principal y los eventos públicos?
• ¿Dónde estarán ubicados los vendedores y el escenario principal?
• ¿Habrá manteles? ¿Estos estarán fijados a las mesas? (lo mejor es qué lo estén, con tachas o cinta adhesiva para evitar que se caigan).
• ¿Ya se colocaron los banners (roller-ups) que se usaran para desplegar información de forma que no bloqueen hileras o generan amontonamientos de jugadores en lugares indeseados?
• ¿Los números de mesa irán en disposición lineal o de culebra? (saltando al final de cada hilera a la siguiente y devolviéndose en “contra-vía”).
• Si el evento es limitado, ¿Ya está preparado en cajas abiertas el producto sellado para la distribución inicial del día 1 y el producto estampado para el draft del día 2?
• ¿Los jueces tienen acceso a todo lo que necesitaran durante el día para realizar sus labores? (área para jueces, guillotina, lapiceros, marcadores, hojas, cajas para recolectar papeles).

Si bien muchas de estas preguntas deben de ser respondidas por el organizador del torneo o el juez principal ya que son responsabilidad de los mismos al llevar el torneo, un buen líder de logística anticipa en lo posible cualquier contratiempo al planear el evento. Lo cual no significa que no habrá imprevistos, pues siempre los hay, pero es mejor solo tener que lidiar con una impresora que se prendió en fuego (oh GP’s latinos y sus caracteres volátiles) que además estar preparando producto sellado para distribuir.

 

Algunas consideraciones a tomar en cuenta a la hora de planificar

Disposición del salón

Flujo de personas: Normalmente se quiere maximizar la exposición de los vendedores que pagaron por estar ahí, así que ubicarlos entre la entrada y el escenario principal, orientados hacia los eventos públicos, es un buen plan. Además se quiere evitar cuellos de botella en los pasillo y que los mismos tengan la amplitud suficiente para que se puede pasar por ellos sin problema cuando estén jugadores sentados. A veces conviene crear más pasillos entre las mesas que uno solo pues así distribuyes el flujo. Por último hay que pensar bien dónde se ponen los “banners” en que se pegaran las hojas con información y los emparejamientos, o posiciones del evento. Por ejemplo, al final de los pasillos y frente a los vendedores es bueno poner hojas de información general (premios, horarios y eventos públicos), mientras que los emparejamientos y posiciones es preferible ponerlos en las orillas del salón para que las conglomeraciones de jugadores esperando sus emparejamientos no colapsen el flujo de personas en los pasillos o irrumpan a los vendedores.

Números de mesas (y manteles): algunos centros de convenciones u hoteles ponen 2 manteles (1 de adorno girado encima) que normalmente incomoda a los jugadores y termina siendo movido o tirado. Yo recomiendo tener 1 solo mantel y de diferentes colores para las secciones del torneo (ya sean mitades del evento principal o eventos públicos) para que los jueces y jugadores puedan identificar fácilmente en cual evento están sentados y que ruling deben dar. Por último, como sabemos los jugadores de Magic a veces son bastante descuidados y los manteles se caen o desacomodan a lo largo del día, por lo que si es posible prensarlos con las mismas mesas y ponerle tachuelas/cinta adhesiva a los extremos es un buen truco para evitar que se vea desatendido el salón a lo largo del día. Para los números de mesa lo ideal es colocar la mesa 1 cerca del escenario principal pues es la parte que se quiere vigilar por trampa hacia el final del día más fuertemente -y es la sección que no se encogerá-. Luego, la disposición de los números de mesa en serpiente es lo más conveniente para los jugadores puesto que, al llegar al final de una hilera, si no estaba su número de mesa en esa estará justo a la par en vez de tener que devolverse al inicio de la siguiente hilera.

Feature matches: Estos normalmente cuentan con un área designada y acordonada donde pueden ser vistos por espectadores, que debe estar expuesta pero no atravesada. No toques nada sin hablar con los de coverage porque te van a gritar y siempre será tu culpa (aunque haya sido orden del juez principal).

Escenario principal: Aquí casi nunca hay que meter mano porque el organizador del torneo lo prepara y hay un administrador o encargado del mismo, pero siempre es bueno ayudar a mantenerlo ordenado para que el caos no crezca exponencialmente (por ejemplo cuando los jueces devuelven las cajas vacías después de distribuir el producto inicial que nada más tiran 50 cajas en la mesa).

Preparación de producto limitado

Si el organizador del torneo no ha preparado esto con antelación recomiendo fuertemente llegar temprano a prepararlo o dejarlo hecho la noche antes porque sino se va a atrasar todo el torneo.

Sellado día 1: Lo más conveniente es armar cajas de “booster displays” con la cantidad exacta de producto necesaria para cada hilera, y de esa forma puedes darle una caja a cada juez y que él se encargue de distribuir el material de esa hilera únicamente. En cada display caben 48 sobres, por lo cual eso abastece a 8 jugadores (6 sobres por jugador). Si tienes una hilera con 18 mesas, necesitas abastecer a 36 jugadores y vas a querer 4 displays y medio por caja (“booster case” que trae 6 displays). Luego de que se ha empezado la construcción se distribuyen paquetes de tierras básicas a los jugadores para que no tengan que levantarse e ir hasta el “land station” todos (imagina el caos si buscan la misma imagen para sus montañas), por lo cual se deja un pack para cada 4 jugadores. Cada “land station” contiene 5 paquetes de tierras, y contando el hecho de que normalmente vas a disponer de menos jueces que para la entrega inicial de producto pues algunos (deckchecks) tendrán otras tareas que realizar, por lo que una buena práctica es darle a cada juez una caja con al menos 4 “land stations” para que cubra 2 hileras.

Draft día 2: Normalmente los sobres ya vienen estampados de parte de Wizards y solo hay que armar un draft set por cada mesa y asegurarse de que vaya booster 1, booster 2 y booster 3 debidamente marcados para cada uno de los asientos del draft (numerados del 1 al 8). Además de esto, debes asegurarte de que vaya la hoja con la asignación de asientos en el pod y a cuál mesa les toca ir a construir luego. Esto se pone en un “display” que se reparte fácilmente por el equipo de logística en el área para draft al inicio del día. Luego del draft hay que repartir tierras igual que el día 1 pero al ser un evento más chico es fácilmente manejable por el mismo equipo.

Área para draft: si tienes suerte, el salón será grande y podrán tener mesas individuales con 8 sillas para draftear en un área, y mesas normales en otra donde los jugadores podrán construir de forma que no estén sentados cerca de ninguno de los jugadores que estaban en su mismo pod. Para el setup, en este caso, se debe preguntar cuántos pods con cuántos jugadores habrá y se arreglan las mesas (normalmente un cuadrado es la mejor disposición de área porque así es más fácil para los jueces vigilar que no se viole el proceso de draft desde las orillas hacia adentro). Por el contrario, si tienen que draftear, construir y jugar en el mismo lugar, se va a requerir de un poco de magia scorekeepiana (si, de esa que arregla el WER cuando ni internet tienes) de modo que las asignaciones de mesa de construcción no le coloquen jugadores de un mismo pod a la par. Necesitas un método de separación entre pods como poner con cinta adhesiva adonde se divide un pod del siguiente, o preferiblemente dejar una separación espacial entre ellos para evitar contacto o confusión de cartas. Por ejemplo si tienes 18 mesas por hilera puedes poner: mesa buffer, pod 1 (4 mesas), 2 mesas de separación, pod 2 (4 mesas), 2 mesas de separación, pod 3 (4 mesas), mesa buffer. Luego quiere tumbar o quitar los números de mesa regulares para poner los números de pod y que los jugadores no se confundan al sentarse. Una vez que están drafteando puedes pasar por las mesas recogiendo los números de pod y levantando los números de mesa regulares para la construcción y posterior juego.

Tareas adicionales

(Las cosas que nadie quiere o sabe cómo hacer así que “Zoila… zoi la que hace todo”)

Feature matches: Una vez que ha finalizado la construcción, las tareas de Logística desaparecen mientras que papers y deckchecks siguen todo el día, así que si no hay un equipo designado a cubrir los feature matches por sí solo, logistics se encarga. A pesar de que son anunciados por micrófono, se envía un juez a poner un papel que dice “no empieces tu match, dirígete hacia el área de feature matches” en las mesas de los elegidos. Luego se debe rescatar el slip perdido y traerlo al área de feature matches y llevarles el tiempo (cuando se hace live stream casi siempre empiezan luego del resto por temas técnicos) y estar disponible para responder llamadas inmediatamente. Por cada 2 feature matches se debe tener al menos un juez dedicado toda la ronda, el cual recibe instrucciones de coverage por radio para iniciar o detener el juego.

Recoger basura: Envoltorios, cajas, cartas no utilizadas, tierras básicas, papeles y toda la demás basura que generan espontáneamente los jugadores de Magic que queda tirada debe ser retirada rutinariamente a lo largo del día para mantener un ambiente limpio y placentero.

Procedimiento de final de ronda (End of Round): Esta es una de las labores más importantes de todo el torneo, porque es la que ayuda a reducir el tiempo entre rondas y los conflictos al final del tiempo. Si hay un registro de extensiones de tiempo otorgadas a lo largo de la ronda, faltando 10 min para el final se empiezan a asignar jueces a cada mesa de manera que si se acaba el tiempo el juez les pueda medir la extensión restante y luego los 5 turnos adicionales. Una vez que se acaba el tiempo (o unos minutos antes, cuando pueda respirar entreataques de slips y dudas ridículas), el scorekeeper imprime una lista de todas las mesas que no han reportado resultados. Se despacha a todos los jueces desocupados a estas mesas a ver si aún están jugando para que verifiquen que no tengan extensión de tiempo (si la tienen se quedan ahí cuidando), que hayan escuchado el final del tiempo de ronda y están jugando los 5 turnos extra, y si no hay nadie, verificar si ya fue entregado el resultado, porque de lo contrario hay algún juez o jugador con un talón de resultado en su bolsillo que hay que cazar. NUNCA GUARDES SLIPS EN TUS BOLSILLOS. Los jugadores son llamados por micrófono para preguntar por el slip, y el resultado. Hay una aplicación móvil que facilita todo este proceso que se probó en el GP Las Vegas este año con buenos resultados, esperemos se difunda.

Espero algo hayan aprendido, o al menos burlado imaginándose todas las veces que yo he fallado en alguna de estas cosas.