Entrada 2: “Para mejorar la probabilidad de que nuestros proyectos como jueces sean éxitos, productivos y puedan crecer, debemos implementar metodologías idóneas para poder administrarlos y mejorarlos”

 

“No soy la unica viajera, otros magos visitan y traen la magia de sus experiencias a este lugar. Pero… ¿Qué nos atrae a todos a este sitio?”

Introducción

Todo juez en algún momento de su vida profesional o personal ha necesitado trabajar con un grupo de personas para lograr un objetivo en común. Entre los problemas más frecuentes que pueden suceder al trabajar en grupo, están la pérdida de tiempo en reuniones, la falta en enfoque de los miembros e incluso la recriminación hacia uno de los miembros por resultados no favorables.

Para subsanar algunos de esos problemas, en este artículo, les explicaré una metodología de administración y ejecución de proyectos llamada Scrum, la cual, nos enseñará a trabajar de la mejor forma en equipo, maximizando los resultados a obtener y corrigiendo algunos de los problemas más grandes que se tienen cuando se trabaja en equipo.

Scrum es un marco de trabajo por el cual las personas pueden abordar problemas complejos y adaptativos, a la vez que entregar productos del máximo valor posible, de forma productiva y creativa. Scrum es una metodología fácil de entender, pero difícil de dominar, debido a que no es una receta exacta, más bien es un proceso en el cual todos los miembros del equipo se ajustan para lograr obtener los resultados deseados.

Scrum no es un proceso o una técnica para construir productos; en lugar de eso, es un marco de trabajo dentro del cual se pueden emplear varios procesos y técnicas.

Scrum muestra la eficacia relativa de las prácticas de gestión de producto y las prácticas de desarrollo de modo que podamos mejorar. El marco de trabajo Scrum consiste en los Equipos Scrum y sus roles, eventos, artefactos y reglas asociadas. 

Cada componente dentro del marco de trabajo sirve a un propósito específico y es esencial para el éxito de Scrum y para su uso. Las reglas de Scrum relacionan los eventos, roles y artefactos, gobernando las relaciones e interacciones entre ellos.

Teoría de Scrum

Scruto procede de la experiencia y de tomar decisiones basándose en lo que se conoce. Scrum emplea un enfoque iterativo e incremental para optimizar la predictibilidad y el control del riesgo.

Tres pilares soportan toda la implementación del control de procesos empírico: transparencia,inspección y adaptación.

 

Transparencia

Los aspectos significativos del proceso deben ser visibles para aquellos que son responsables el resultado. La transparencia requiere que dichos aspectos sean definidos por un estándar común, de tal modo que los observadores compartan un entendimiento común de lo que se están viendo.
Por ejemplo:

Si tenemos un proyecto de redes sociales, donde cada juez debe publicar una aplicación de reglas que haya tenido en un evento competitivo.

Todos los participantes deben compartir un lenguaje común para entender las acciones en negrita, como lo son:

• ¿Qué es una publicación?,
• ¿Qué significa aplicación de reglas?
• ¿Qué es un evento competitivo?

La mayoría de proyectos fallan no porque no hay un consenso de que se va a realizar y como se va a realizar, y esto se da mayor mente por problemas de comunicación y porque se asume que todos tienen el mismo conocimiento y entendimiento de un problema a resolver.

 

Inspección

Los usuarios de Scrum deben inspeccionar frecuentemente los artefactos de Scrum y el progreso hacia un objetivo para detectar variaciones indeseadas. Su inspección no debe ser tan frecuente como para que interfiera en el trabajo. Las inspecciones son más beneficiosas cuando se realizan de forma diligente por inspectores expertos en el mismo lugar de trabajo.

 

Regresando al tema del proyecto de redes sociales, es importante los miembros del proyecto se reúnan e Inspeccionen todas las publicaciones recientes como equipo, e identifiquen lo que salió bien, y lo que salió mal. De esta forma, con ejemplos concretos, se puede llegar a una idea estándar en el equipo de que significa una buena publicación y una mala publicación.  

 

Adaptación

Si un inspector determina que uno o más aspectos de un proceso se desvían de límites aceptables y que el producto resultante será inaceptable, el proceso o el material que está siendo procesado deben  ajustarse. Dicho ajuste debe realizarse cuanto antes para minimizar desviaciones mayores.

Retomando el ejemplo, en cuanto el equipo detecto que las publicaciones tenían el problema X, es imperante que todos los miembros modifiquen cualquier publicación en curso y ajusten la forma en que las están realizando para evitar incurrir en el mismo problema en publicaciones futuras.

 

Los valores de Scrum

Para que un equipo de Scrum sea éxitos, todos sus miembros deben enfocarse en estos 5 valores: compromiso, coraje, foco, apertura y respeto. Solo así, se podrán obtener los 3 pilares descritos anteriormente.

Para que esto suceda, todos los integrantes del equipo deben de comprometerse de manera individual a alcanzar las metas del equipo, pero siempre con la mentalidad de que en Scrum somo un todo. El equipo tendrá éxito o fracaso como uno solo, y no se podrá sobresalir o fallar como individuo. De esta forma, el equipo siempre está enfocado en lograr todos sus objetivos, sin importar el desempeño individual de sus miembros.

Para entender mejor este tema, retomemos el ejemplo del proyecto de redes sociales, si uno de nuestros compañeros de proyecto se enferma y no cree poder terminar su parte, el grupo tiene la responsabilidad de retomar su trabajo y terminarlo, y esto puede ser realizado entre uno o varios miembros del equipo, porque al final, el equipo logra su objetivo junto.

 

Conceptos básicos de Scrum y su aplicación para los jueces

 

Equipo Scrum

El equipo de scrum está conformado por todos los miembros activos del proyecto, y se pueden identificar los siguientes roles: Dueño de Producto (proyecto), el equipo de trabajo y el Scrum Master.

El dueño del producto o en nuestro caso como jueces el proyecto, es simplemente la persona que tuvo la iniciativa para formar el proyecto, formar el grupo e iniciarlo. En este caso, ella será también un miembro más del equipo, pero tendrá la visión e ideas para desarrollar y hacer crecer el proyecto.

El Scrum Master es la persona encargada de la gestión de los recursos y el tiempo. Sus funciones serán las de coordinación, comunicación y enlace. Por ejemplo, él es el encargado de agendar las reuniones, llevar control del avance del proyecto y asegurarse que todos los miembros del equipo estén al día con sus tareas. Además, es el encargado de guiar las reuniones y dar estructura a las mismas.

Por último, tenemos al equipo de trabajo, en este rol caen todos los integrantes del equipo, y son las personas encargadas de generar un resultado completo y presentable al finalizar cada ciclo de trabajo.

Algunas de las características del Equipo de Scrum son:

• Son auto organizados
• Son multifuncionales
• Todos tiene el mismo nivel jerárquico
• No se pueden dividir

Eventos de Scrum

En Scrum existen eventos predefinidos con el fin de crear regularidad y minimizar la necesidad de reuniones no definidas. Todos los eventos son bloques de tiempo, de tal modo que todos tienen una duración máxima. Una vez que comienza un Sprint, su duración es fija y no puede acortarse o alargarse. Los demás eventos pueden terminar siempre que se alcance el objetivo del evento, asegurando que se emplee una cantidad apropiada de tiempo sin permitir desperdicio en el proceso.

Además del propio Sprint, que es un contenedor del resto de eventos, cada uno de los eventos de Scrum constituye una oportunidad formal para la inspección y adaptación de algún aspecto.
Estos eventos se diseñaron específicamente para habilitar los pilares vitales de transparencia e
inspección. La falta de alguno de estos eventos da como resultado una reducción de la transparencia y constituye una oportunidad perdida de inspección y adaptación.

El Sprint

El corazón de Scrum es el Sprint, es un bloque de tiempo de un mes o menos durante el cual se crea un incremento de producto “Terminado”. Es más conveniente si la duración de los Sprints es consistente a lo largo del proyecto. Cada nuevo Sprint comienza inmediatamente después de la finalización del Sprint anterior.

Los Sprints contienen y consisten en la Planificación del Sprint (Sprint Planning), los Scrums Diarios (Daily Scrums), el trabajo de diario, la Revisión del Sprint (Sprint Review), y la Retrospectiva del Sprint (Sprint Retrospective).

Durante el Sprint:

• No se realizan cambios que puedan afectar al Objetivo del Sprint (Sprint Goal).
• Los objetivos de calidad no disminuyen.
• El alcance puede clarificarse y renegociarse entre el Dueño de Producto y el Equipo de
  Desarrollo a medida que se va aprendiendo más.

Planificación del Sprint

El trabajo a realizar durante el Sprint se planifica en la Planificación de Sprint.

Este plan se crea mediante el trabajo colaborativo del Equipo Scrum completo. La Planificación de Sprint tiene un máximo de duración de unas horas para un Sprint de un mes. Para Sprints más cortos el evento es usualmente más corto. El Scrum Master se asegura de que el evento se lleve a cabo y que los asistentes entiendan su propósito. El Scrum Master enseña al Equipo Scrum a mantenerse dentro del bloque de tiempo.

La Planificación de Sprint responde a las siguientes preguntas:

¿Qué puede entregarse en el Incremento resultante del Sprint que comienza?

¿Cómo se conseguirá hacer el trabajo necesario para entregar el Incremento?

El Scrum Diario

El Scrum Diario es una reunión con un bloque de tiempo de 15 minutos para que el Equipo de proyecto sincronice sus actividades y cree un plan para las siguientes 24 horas. Esto se lleva acabo inspeccionando el trabajo avanzado desde el último Scrum Diario y haciendo una proyección acerca del trabajo que podría completarse antes del siguiente. El Scrum Diario se realiza a la misma hora y en el mismo lugar todos los días para reducir la complejidad. Durante la reunión, cada miembro del Equipo explica:

• ¿Qué hice ayer que ayudó al Equipo de Desarrollo a lograr el Objetivo del Sprint?
• ¿Qué haré hoy para ayudar al Equipo de Desarrollo a lograr el Objetivo del Sprint?
• ¿Veo algún impedimento que evite que el Equipo de Desarrollo o yo logremos el
  Objetivo del Sprint?

En nuestro caso como jueces participando en un proyecto, se puede relajar la periodicidad de esta reunión, realizándola de forma semanal o hablando con el equipo de trabajo para ajustarse a las necesidades y disponibilidad de cada miembro.

Revisión del Sprint

Al final del Sprint se lleva a cabo una Revisión de Sprint para inspeccionar el producto y adaptar la Lista de Producto si fuese necesario. Durante la Revisión de Sprint, el Equipo Scrum y los interesados colaboran acerca de lo que se hizo durante el Sprint. Basándose en esto y en cualquier cambio a la Lista de Producto durante el Sprint, los asistentes colaboran para determinar las siguientes cosas que podrían hacerse para optimizar el valor.

Se trata de una reunión donde se da la presentación del producto, y tiene como objetivo facilitar la retroalimentación de información y fomentar la colaboración.

La Retrospectiva del Sprint

La Retrospectiva de Sprint es una oportunidad para el Equipo Scrum de inspeccionarse a sí mismo y de crear un plan de mejoras que sean abordadas durante el siguiente Sprint. La Retrospectiva de Sprint tiene lugar después de la Revisión de Sprint y antes de la siguiente Planificación de Sprint. Se trata de una reunión restringida a un bloque de tiempo definido.

El propósito de la Retrospectiva de Sprint es:

• Inspeccionar cómo fue el último Sprint en cuanto a personas, relaciones, procesos y
  herramientas.
• Identificar y ordenar los elementos más importantes que salieron bien y las posibles
  mejoras.
• Crear un plan para implementar las mejoras a la forma en la que el Equipo Scrum
  desempeña su trabajo.

Artefactos de Scrum

Los artefactos de Scrum representan trabajo o valor en diversas formas que son útiles para
proporcionar transparencia y oportunidades para la inspección y adaptación. Los artefactos
definidos por Scrum están diseñados específicamente para maximizar la transparencia de la
información clave, necesaria para asegurar que todos tengan el mismo entendimiento del
artefacto.

Lista de Productos por realizar

La Lista de Producto es una lista ordenada de todo lo que podría ser necesario hacer y
es la única fuente de requisitos para cualquier cambio a realizarse. El Dueño de Producto (Product Owner) es el responsable de la Lista de Producto, incluyendo su contenido, disponibilidad y ordenación.

La Lista de Producto enumera todas las características, funcionalidades, requisitos, mejoras y
correcciones que constituyen cambios a realizarse sobre el producto para entregas futuras. Los
elementos de la Lista de Producto tienen como atributos la descripción, el orden, la estimación y
el valor para el proyecto.

Lista de Pendientes

La Lista de Pendientes del Sprint es el conjunto de elementos de la Lista de Producto seleccionados para el Sprint, más un plan para entregar el Incremento de producto y conseguir el Objetivo del Sprint. La Lista de Pendientes del Sprint es una predicción hecha por el Equipo acerca de qué elementos formará parte del próximo producto y del trabajo necesario para entregarlo.

La Lista de Pendientes del Sprint hace visible todo el trabajo que el Equipo identifica como necesario para alcanzar el Objetivo del Sprint.

 

Conclusiones

Para mejorar la probabilidad de que nuestros proyectos como jueces sean éxitos, productivos y puedan crecer, debemos implementar metodologías idóneas para poder administrarlos y mejorarlos. Scrum, nos brinda un marco de trabajo probado y éxitos que puede convertirse en la diferencia para tener un proyecto exitoso o uno fallido.

Además, por sus características, valores y pilares, Scrum nos ayudará a mantener un equipo sano, con personas totalmente identificadas con nuestra causa y alejará y pondrá en evidencia a los miembros dañinos o que no están enfocados en el éxito del equipo.

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Escrito por Cristian Zúñiga