Este artículo, corresponde a mi presentación en la Conferencia de Jueces Chile 2018, y la comparto ahora con el resto de los jueces, ya que es probable que muchos no sepan bien cómo delegar cuando trabajan a cargo de uno o más equipos. Aprender a trabajar en equipo y a delegar en él, es clave para una buena gestión de los jueces de cabecera, un líder de equipo, o más arriba, de quién dirige toda una organización. Aquí encontrarán algunos tips que les servirán, no sólo en el mundo mágico, sino también en el mundo real. Para avanzar, vamos respondiendo y aclarando algunos conceptos a saber:

¿Qué es delegar?

Éste es un concepto muy duro, ya que su aplicación es muy fuerte e importante, sobre todo, en el aspecto legal, sin embargo es más liviano, pero no menos importante, en la vida cotidiana. Delegar es otorgar poder para tomar decisiones y entregar una responsabilidad a otro, para que haga algo en mi nombre.

Para delegar algo, debemos estar claros qué se puede delegar o qué queremos delegar,  puede ser una tarea, una actividad, una función, etc.

¿Por qué delegar?

La respuesta a esta pregunta es por lo general es:

No puedo hacerlo todo; debido a la magnitud de lo que tenemos por delante o porque son muchas tareas al mismo tiempo, etc.

No sé hacerlo todo; porque a veces son cosas distintas de lo que normalmente hacemos y se requiere alguien con más experiencia o mejor calificado en el tema.

¿En quén delegar?

Aquí buscamos en el equipo o fuera de él y según la complejidad de la tarea, elegimos:

• En un colaborador
• En quien sepa
• En quien dispongo en ese minuto

No siempre tenemos el equipo ideal, por ello a la hora de elegir en quién delegar cada tarea, debemos evaluar al mejor candidato dentro del equipo que tenemos o los recursos con que contamos.

¿Cómo delegar?

Aquí nos vamos metiendo en el tema, y lo más importante, desde mi punto de vista, es colocar los tres seguros clave. ¿A qué me refiero?

1.- Asegurarse que la persona sepa lo que hay que hacer:

• Le enseño si no sabe; con esto aprenderá la tarea y podrá hacerla bien.
• Me explica si sabe; así yo quedo tranquilo, afinamos detalles y listo.

Si yo estoy seguro que la persona en que voy a delegar sabe cómo hacer la tarea, puedo estar más confiado que todo saldrá bien.

2.- Asegurarse cómo lo va a hacer:

Acá entra en juego la equifinalidad, que significa homologar el procedimiento, no existe una sola forma de hacer las cosas.

• Como yo quiero; significa que explico el procedimiento a aplicar, basado en mi experiencia y la situación en el momento.
• Como él sabe; significa que quiero aprovechar su experiencia, le doy autonomía porque sé que así saldrá todo mejor.

Sin importar la opción elegida, las partes deben estar claras de cómo se va a hacer la tarea, se conversó y definió el mejor procedimiento, según la situación.

3.- Asegurarse que la tarea se hizo:

• Voy y pregunto; es decir, yo bajo a buscar la información para recibirla de primera mano, me entero en el lugar de todo directamente.
• Pido un informe; en este caso hago subir la información, y según los niveles que debe subir, puede ser algo lento y tener tergiversaciones.

Según lo complicado de la tarea, se puede aplicar una u otra opción o ambas, aquí además es importante enterarse de cualquier problema que se haya presentado al hacer la tarea y qué solución se dio en el momento. Esto sirve para ajustar los procedimientos si es necesario.

¿Por qué trabajar en equipo?

Hay dos razones fundamentales. La primera, que una tarea se repite múltiples veces simultáneamente; por ello distintas personas deberán estar haciendo lo mismo, y aplicando el mismo procedimiento. Puede pasar también que una tarea tenga múltiples etapas interrelacionadas; por lo tanto cada integrante del equipo, debe saber lo que están haciendo los demás y trabajar en forma coordinada.

En nuestro mundo mágico, en torneos grandes, trabajamos con equipos, deck check, logística, piso, etc. y cada integrante del equipo hace una u otra tarea, coordinado por un líder de equipo.

¿Cómo delegar trabajando en equipo?

Debemos nuevamente, seguir 3 pasos para lograrlo.

• Todos deben entender lo mismo; por eso se hace una reunión de coordinación, se definen los procedimientos, se aclaran las dudas y se resuelven los problemas previos.
• Un líder de equipo dirigirá a los demás; si bien cada integrante entendió su rol en el equipo, la coordinación es clave para que el éste funcione en forma armónica, por ello el líder del equipo debe estar siempre pendiente de todo, aplicando los 3 seguros mencionados anteriormente.
• La Cobertura; este término, es clave en un equipo, piensen en el futbol, cuando un defensa lateral sube al ataque, el defensa central queda como responsable no sólo de cubrir su sector, sino ahora también del sector que dejó su compañero.

Por ejemplo los jueces de piso, por lo general, tienen un grupo de mesas asignado, si alguien llama al juez, el que atiende el llamado es el que tiene ese sector a su cargo, ahora los jueces de los sectores adyacentes, deberán estar atentos al siguiente llamado, no sólo de su sector, sino también del sector que dejó su compañero por estar atendiendo el llamado anterior.

Cada tarea debe tener a alguien pendiente de ella, es decir, no podemos dejar nada al azar.

El procedimiento

• Realizamos lo de siempre; por lo general tenemos un procedimiento y lo hacemos en todos los eventos, pero siempre es importante conversarlo y asegurar que todos lo harán igual.
• Buscamos uno nuevo; como dijimos antes, no existe una sola forma de hacer las cosas, por ello siempre hay que ver, según la situación, si se puede buscar otro procedimiento que podría ser mejor opción esta vez.
• Hacemos feedback; al final de cada procedimiento siempre se debe revisar cómo funcionó todo, si hubo algún problema y cuál fue la solución en el momento, así corregimos lo que sea necesario para una siguiente oportunidad, y esto incluso nos podría llevar, en el futuro, a adoptar un nuevo procedimiento.

La responsabilidad

Es necesario definir claramente de quién es la responsabilidad cuando delegamos.

• ¿Es mía? Si yo delego ¿Me olvido de la responsabilidad, y todo queda en manos del delegado?
• ¿Es de los líderes?  Como cada equipo tiene un líder a cargo ¿Es éste el único responsable de la tarea?
• ¿Es de los colaboradores?  Éstos son quienes hacen finalmente el trabajo, por ello ¿Son los responsables de la tarea?

Delegar no es traspasar la responsabilidad, recuerden que nosotros otorgamos poder para que hagan algo por nosotros, por lo tanto, quién delega sigue siendo el responsable de la tarea, sin embargo, en cada nivel, también existe la responsabilidad de lo que le fue delegado.

Conclusión

Cuando delegamos trabajando en equipo, no delegamos en una persona, sino en todo el equipo, por ello es clave organizar, dirigir y controlar los procedimientos que todos deberán aplicar, si hay líderes de equipo, éstos deberán repetir lo mismo, coordinando con todo su equipo, para que funcionen como un grupo homogéneo.

Los tres seguros claves al delegar, se deben aplicar en todos los niveles en que exista delegación y quien dirige todo, siempre debe estar al tanto de todo lo que está ocurriendo, antes y durante el torneo o en la organización correspondiente.