Hola, mi nombre es Beatriz Tarancón y vengo a contaros mi experiencia trabajando como Operations en el MagicFest Barcelona que se celebró entre los días 25 y 28 del pasado Julio.

Cuando me aceptaron en el evento y me dijeron que iba como Operations, estaba bastante perdida. Todos sabemos más o menos qué esperar si tenemos que arbitrar, pero estar en la otra parte de la organización es bastante distinto. Los MagicFest son un reto en cuanto a organización y logística, y el equipo de “Ops” juega un papel importantísimo: son los que se encargan de registrarte en los eventos, atender en el Price Wall y, en general, de todo lo que engloba atención al jugador.

Unas semanas antes se publica el horario que va a seguir todo el staff. Siempre es bueno hacerse una planificación, aunque esto es válido también si vas a trabajar como juez.
En mi caso iban a ser unos días bastante largos: viernes, sábado y domingo desde las 12 de la mañana hasta el cierre del venue. ¡Pero iba a merecer la pena!

Me tocó estar en el Price Wall, ese sitio maravilloso donde hay un montón de cosas para cambiar por los Tix que has conseguido épicamente en el paralelo. La mañana del viernes me acerqué por allí, me presenté y pregunté quién estaba al mando para tenerlo todo bajo control cuando me tocara entrar. Vanessa Nguyen nos hizo un tour informativo a todos los que entrábamos a esa hora: todo el material que hay disponible, los precios, dónde buscar en la trastienda si nos pedían algo específico, etc.

Al principio, la cantidad de material que hay almacenado puede parecer abrumadora, pero no os alarméis. Lo primero es que los jugadores no acuden al Price Wall hasta más avanzado el día, cuando ya se han jugado varios paralelos y vienen a canjear su botín, así que tenemos todo el tiempo del mundo para familiarizarnos con el stand donde trabajaremos el fin de semana. Además estaremos rodeados de gente experimentada y encantadora que nos explicará cualquier duda que tengamos.

Otra de las funciones que tendremos en el Price Wall es la de reparto del material promocional (promos de GP, tapetes, etc.) a las personas que tengan 1 o más byes en el evento principal. Normalmente se usan varios PCs que tendrán la base de datos abierta para verificar que estamos dando el material a la persona correcta.

Y por último, aunque no por ello menos importante, somos la cara pública del evento, así que mucha gente vendrá a pedirnos información. La mayoría de las respuestas no las sabremos hasta que preguntemos nosotros mismos, pero no hay que preocuparse, al final las preguntas son siempre las mismas: ¿dónde están los baños? ¿Sabes si hay algún cajero cerca? ¿Dónde consigo mis Tix por hacer 4-0 en el paralelo? ¿Dónde consigo mis tix por hacer 0-4 en el paralelo? (Esta última es la más fácil xD).

El último día es el más estresante (¡pero el que más rápido se pasa!), todos los jugadores quieren sus recompensas del fin de semana, y muchos esperan hasta el último momento para llevarse el premio a casa. De repente nos encontraremos con una avalancha de gente que parece interminable pero que, con paciencia y llevando una sonrisa por bandera, se acaba diluyendo.

Cuando todo el mundo se ha ido y el venue se queda vacío, a nosotros aún nos queda un poquito por hacer: hay que recoger todo el material y empaquetarlo para su transporte. Es posible que penséis que os queda toda la noche por delante pero, afortunadamente, hay un montón de personas muy eficientes que te dirán qué hacer. Antes de que te des cuenta, ya no quedará nada por guardar y podrás irte a la fiesta para el staff del MagicFest.

Intentad hacer hueco en vuestra agenda y cuadrar la vuelta a casa para poder asistir, es vuestro premio por un gran fin de semana. ¡Merece muchísimo la pena!

Para terminar, os dejo con Raquel Monleón, que os explicará la otra parte de Operations: Registration.

¡Hola, soy Raquel! Como bien os ha contado Beatriz, ser seleccionado para trabajar en el equipo de Operations (Ops) es todo un reto. Solemos ser los primeros en entrar al Venue y, según el puesto, también de los últimos en irnos. Sin embargo, según mi experiencia personal, es una de las partes más interesantes de trabajar en un MF porque te das cuenta de la gran importancia que tiene el Customer Service, estás en constante contacto con los jugadores y conoces un montón sobre procedimientos y logística de los eventos. Es decir, cómo funciona todo “entre bambalinas”.

Cuando trabajas en el equipo de Registro de participantes (registration), normalmente, también lo haces en Prize tix Station, es decir el puesto donde se entrega a los jugadores su premio en Tix después de los torneos, para que puedan canjearlos en el Prize Wall (en el mismo momento ¡o cuando consigan acumular muchos!), así que os voy a contar un poco cómo funcionan ambas partes y qué hacemos en estos puntos de atención a los jugadores.

En el caso del Registro, será la primera estación que veáis al entrar al Venue. Está muy bien señalizado y, normalmente, tiene un espacio destinado a ordenar la fila de participantes con barreras extensibles. La idea inicial es que cada una de las filas lleve a una de las diferentes áreas de torneos a los que se pueden inscribir los jugadores: On Demand Events (ODEs), Scheduled Events, que son los eventos programados que se ofertan y Last Chance Trials. Y aquí viene el primer reto: no os creáis que esto es tarea fácil, siempre suele reinar el caos y los jugadores tienden a acabar en la fila equivocada así que, aunque a priori tu tarea sea una, puedes acabar haciendo de todo, ¡es la magia del directo!

Los jugadores pueden inscribirse a los eventos programados, los Last Chance Trials y el Evento principal también online, pero ya sabemos que somos de dejarlo todo para el último momento, así que la media hora previa al comienzo de cada evento, suele haber una marabunta de jugadores esperando ser inscritos.

En cada una de estas zonas, la persona encargada se ocupa de tareas similares pero con algunos cambios:

• On Demand: Se encargan de recoger los impresos de inscripción de los jugadores, cobrar y dar un Buzzer, que es un dispositivo que vibrará cuando el evento haya alcanzado el número de jugadores necesario para lanzarlo (8 o 4 en el caso de Commander). Todos los eventos On Demand son de eliminación directa y Nivel de reglas Regular.
• Eventos programados: son los responsables de inscribir a los jugadores en los eventos que tienen el horario establecido, como los torneos doble up, torneos de formatos construidos… Recogen los formularios de inscripción y los van entregando a los scorekeepers correspondientes. La inscripción para cada evento se abre una hora antes del inicio del mismo y se cierra 10 minutos antes. Los jugadores que quieran inscribirse superado este límite, entrarán en lo que se conoce como “late registration” y que consiste en emparejar a mano a los jugadores que se inscriben tarde, entregándoles un papel que les acredita como oponentes y que deberán entregar al juez del evento.
• Last chance trials: Estos torneos solo se realizan los viernes para que los jugadores tengan una última oportunidad de conseguir byes para el evento principal. El resto del fin de semana se encargan de las inscripciones a MCQs, en Barrcelona (ahora ya serán PTQs otra vez) y torneos especiales no programados.
  En el caso de MF Barcelona, además, una de las cosas más divertidas y emocionantes del fin de semana ocurrió el domingo. Se lanzaron unos drafts muy especiales en los que los jugadores competían con un MPL player en cada pod. ¡Aún recuerdo las caras de emoción de algunos jugadores al enterarse de que podrían jugar con Reid Duke, Javier Domínguez, Luis Salvatto o Autumn Burchett! Fue genial también, para los que estábamos en Price Tix Station, ver las reacciones de los jugadores cuando venían orgullosos a recoger sus premios.
  También recogen las inscripciones para el evento principal. En el caso concreto del MF Barcelona, era la primera vez que se requería que los jugadores entregasen su lista on-line por lo que, al lado de la zona de registro, se habilitó una zona con ordenadores que facilitaba esta tarea a los participantes.
  

Lo mejor que puede pasar es que los jugadores sepan qué quieren jugar, cuándo y hayan rellenado su impreso de inscripción correspondiente. Algunas veces ocurre, pero la mayoría no… así que con paciencia y un poco de humor se ayuda a los indecisos para que no se pongan nerviosos y se demore la cola demasiado.

 

En cualquiera de las zonas, los jugadores pueden solicitar información de cualquier evento, solicitar formularios (sugerencias, reembolso de dinero, peticiones especiales como solicitar una mesa fija en el torneo por problemas de movilidad o discapacidad…) o adquirir su “fanatic package”, que es una modalidad de inscripción para varios torneos. Permite a los jugadores disponer de unos tickets con su nombre y DCI para inscribirse directamente (introduciéndolos en unas cestas que van directamente al scorekeeper) y que les evitan tener que hacer la cola para inscribirse en cada torneo.

Además, en Barcelona tuvimos, a disposición de los jugadores, un Mostrador de Bienvenida situado antes de las entradas de los salones del MC y del MagicFest y que fue especialmente importante durante el fin de semana ya que, al coincidir el GP y el Mythic Championship, era necesario un punto de información que guiara a los jugadores a la zona correcta del Venue.
El objetivo de este puesto es saludar a los jugadores, dar indicaciones (salidas, baños, puntos de encuentro…) y estar disponibles para preguntas generales. Seréis la primera persona que los jugadores vean al entrar, así que el mejor consejo que puedo daros, si estáis en este puesto, es que sonreír es gratis y hace que los jugadores tengan una llegada al evento más agradable y acogedora. Es importante ser amables y cercanos, asegurarnos de que no se pierdan y atender sus preguntas sobre cuestiones relacionadas con el evento. Un jugador que se siente cómodo y bien atendido, percibirá el evento de forma positiva, lo disfrutará más y ayudará a que el ambiente sea mucho más confortable para los demás.

En cuanto a Prize Tix Station os puedo contar que, para mí, es una de las tareas más exigentes y que requiere más concentración. Consiste en entregar a los jugadores los preciados Tix que han conseguido en el torneo que han jugado.

Y, ¿cómo sabemos cuántos tix han ganado? Pues bien, eso dependerá del tipo de torneo que hayan jugado. Si han jugado un ODE (draft, caos draft…) deberemos localizar el cuadro de eliminatoria en el software que se utiliza en este tipo de torneos (Kefka). El programa tiene opción de búsqueda por localización (el juez encargado suele informar a los jugadores), por DCI o por nombre y apellidos. Una vez encontrado, el propio programa nos indica cuál es la cantidad de tix que ha ganado en función de su resultado y daremos al jugador unas tarjetas con un valor impreso (válidas solo para el MF en curso) que podrán canjear en el Prize Wall. ¡Cuidado con confundir las tarjetas o dar varias pegadas!

Si el torneo era un Scheduled event (torneos paralelos), entonces los jugadores al final de la última ronda, vendrán con su acta de resultado y, según el número de puntos que hayan conseguido, les corresponde una cantidad de Tix. Hay que tener en cuenta que algunos eventos son “doble up”, que quiere decir que duplican el número de Tix que se consiguen en cada rango de puntos.
Normalmente los últimos minutos de la última ronda de cada torneo, hay bastante aglomeración de jugadores (y todos con prisa porque quieren jugar el siguiente torneo). Es importante mantener la calma, e intentar atender a todos con celeridad y amabilidad pero sin desconcentrarse, pues podemos cometer errores a la hora de calcular los Tix que debemos entregar. De nuevo, sonreír y tratar a los jugadores de forma amable y cercana será tu mejor arma para conseguir que no se impacienten y que estén contentos con el trato recibido incluso si han tenido que esperar unos minutos.

Por último, la zona de registro, aunque puede no ser así, se suele encargar de objetos perdidos, hábilmente llamado “Lost and Found”. Cada objeto que llega es debidamente etiquetado (hora en que se encontró, zona del venue, si lo encontró un juez…) y colocado en cajas por categorías. Podréis pensar que lo que suele llegar con dados, cartas, bolígrafos, alguna sudadera… pero en realidad ni os imagináis las cosas que pierde la gente: cascos de moto, maletas enteras… y cosas que me dejaron alucinada como ¡una chancla o una sandía enorme!

Y… creo que con esto ya podéis atreveros a un MF en el equipo de Operations. Es muy divertido y se aprenden muchas cosas diferentes a las que se aprenden en los torneos. Quizá os surja alguna duda/pregunta más pero siempre preguntad. El Team Leader (TL) está para ayudaros y para hacer que todo salga lo mejor posible. ¡No tengáis miedo ni vergüenza!

Agradecimientos: